Software de Prevención de Riesgos Laborales (PRL)
Un software de PRL centraliza la gestión de la prevención de riesgos laborales que exige la Ley 31/1995: evaluaciones, planificación preventiva, formación, vigilancia de la salud y coordinación con contratas. Aquí tienes qué debe hacer, cómo elegirlo y las herramientas disponibles en España.
Qué es un software de PRL
Un software de PRL es una herramienta que centraliza la gestión de la prevención de riesgos laborales: evaluación de riesgos, planificación preventiva, formación de empleados, vigilancia de la salud y coordinación con contratas.
Sustituye el Excel y las carpetas compartidas por un sistema donde técnicos, mandos y trabajadores acceden a la misma información, con alertas de caducidad y trazabilidad de cada acción preventiva. Si quieres el detalle de sus funciones, te lo explicamos en qué es un software de PRL.
Qué obliga la ley y qué no
Ninguna norma obliga a usar un software de PRL. Lo que obliga es a gestionar la prevención y a poder demostrarlo. La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales exige a la empresa, entre otras cosas:
- Un plan de prevención, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva (artículo 16).
- Información y formación de los trabajadores sobre los riesgos de su puesto (artículos 18 y 19).
- Medidas de emergencia adaptadas a la actividad y al centro (artículo 20).
- Vigilancia de la salud de los trabajadores en función de los riesgos (artículo 22).
- Documentación de todo lo anterior a disposición de la autoridad laboral (artículo 23).
- Coordinación con otras empresas que trabajan en el mismo centro (artículo 24), lo que se conoce como coordinación de actividades empresariales.
El Real Decreto 39/1997, que aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención, fija cómo se organiza esa gestión: asumida por el propio empresario, con trabajadores designados, con un servicio de prevención propio o con un servicio de prevención ajeno. El software no sustituye a ninguna de esas modalidades: es la herramienta con la que se gestionan y se documentan.
Los incumplimientos en materia de prevención se sancionan según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), que fija las cuantías en su artículo 40.2.
Funcionalidades que debe tener un software de PRL
Las plataformas del mercado son muy distintas: unas cubren todas las especialidades preventivas y otras se centran en una parte. Estas son las funciones que conviene comprobar:
- Evaluación de riesgos por puesto, centro y actividad, con su revisión periódica.
- Planificación preventiva: medidas, responsables, plazos y seguimiento.
- Formación e información: registro de cursos, caducidades y entregas firmadas.
- Vigilancia de la salud: aptitudes médicas y su vencimiento, respetando la confidencialidad.
- EPI: entregas, tallas y reposiciones.
- Accidentes e incidentes: registro, investigación y medidas correctoras.
- Informes exportables para auditorías y para la Inspección de Trabajo.
- App móvil para inspecciones, observaciones y partes desde el centro de trabajo.
- Coordinación con contratas: integrada o conectada con un software CAE.
Para ver qué cubre cada proveedor, consulta la comparativa del mejor software PRL.
Software de PRL y servicio de prevención: cómo se complementan
La modalidad preventiva de tu empresa condiciona qué software necesitas. Si trabajas con un servicio de prevención ajeno, muchas veces el propio SPA ofrece su plataforma, y la pregunta es si te basta o si necesitas una herramienta propia que no dependa del proveedor. Si tienes un servicio de prevención propio, el software suele ser el centro de la gestión y conviene que cubra todas las especialidades que asumís internamente.
En los modelos mixtos, lo importante es que la información fluya: que las evaluaciones, la formación y las aptitudes que gestiona el SPA lleguen a tu sistema sin volver a teclearlas.
Cómo elegir un software de PRL en 5 pasos
- Parte de tu modalidad preventiva. No necesita lo mismo una empresa con SPA que una con servicio de prevención propio.
- Lista las especialidades y procesos que vas a gestionar. Seguridad, higiene, ergonomía y psicosociología, vigilancia de la salud, formación, EPI, accidentes.
- Comprueba la integración con tu SPA y tus sistemas. Importación de evaluaciones y aptitudes, conexión con recursos humanos y con el control de accesos.
- Decide si quieres la CAE en la misma herramienta. Algunas suites incluyen la coordinación con contratas; otras se conectan con una plataforma CAE aparte.
- Compara el coste total. Licencia, módulos, número de trabajadores o centros, implantación y formación.
Para acotar opciones, usa el comparador de software PRL, que filtra por tipo de organización, cobertura funcional, tamaño de empresa y app móvil.
Cuánto cuesta un software de PRL
El precio depende sobre todo del número de trabajadores o centros, de los módulos que contrates y de si el software va ligado a un servicio de prevención. Pocos proveedores publican tarifas, así que conviene saber qué preguntar antes de pedir una demo.
Ver la guía de precios- Qué módulos suelen ir aparte (CAE, vigilancia de la salud)
- Diferencia de precio entre pyme y cuenta grande
- Cuándo tiene sentido una opción gratuita
Encuentra el software de PRL que encaja con tu empresa
Responde unas preguntas sobre tu sector, tamaño y forma de gestión, y te mostramos los proveedores que mejor encajan.
¿Qué es la prevención de riesgos laborales?
Si quieres entender el marco completo antes de comparar software, empieza por la definición de fondo: obligaciones legales, quién debe aplicarla y qué papel juega cada figura (empresa, SPA, delegado de prevención).
Software de PRL disponible
Ficha resumen de cada proveedor. Entra en cada una para ver el detalle completo.
6conecta
Del Grupo Nalanda · PRL + CAE integrados Ver ficha
Prodity
Antes Prosafety · EHSQ y ESG completo · grandes organizaciones Ver ficha
Smart OSH
De PrevenControl · cultura de seguridad Ver ficha
GEISS
De CTAIMA/e-coordina · mapeo gráfico sobre plano Ver ficha
Prevengos
ERP integral · cubre todas las especialidades preventivas Ver ficha
OHS
De Quirónprevención · integrado con su SPA propio Ver fichaPreguntas frecuentes sobre software de PRL
¿Es obligatorio usar un software de PRL?
No. La Ley 31/1995 obliga a evaluar los riesgos, planificar la prevención, formar a los trabajadores, vigilar su salud y documentarlo todo, pero no dice con qué herramienta. Con pocos trabajadores se puede llevar con hojas de cálculo; a medida que crecen los centros, los puestos y las caducidades, un software es la forma práctica de no perder el control y de tener la documentación lista ante una inspección.
¿Un software de PRL sustituye al servicio de prevención ajeno?
No. El servicio de prevención es una modalidad organizativa que fija el Real Decreto 39/1997, con técnicos que asumen funciones preventivas. El software es la herramienta para gestionar y documentar esas funciones. Lo habitual es combinar ambos: el SPA asesora y realiza parte de las actividades, y el software centraliza la información.
¿Qué diferencia hay entre un software de PRL y un software CAE?
Un software de PRL gestiona la prevención de tu propia plantilla: evaluaciones, formación, vigilancia de la salud, EPI y accidentes. Un software CAE coordina a las empresas externas que trabajan en tus centros: su documentación, caducidades y accesos. Algunas suites incluyen las dos cosas. Si lo que necesitas es controlar contratas, empieza por el pilar de software CAE.
¿Existe software de PRL gratuito?
Hay opciones gratuitas o muy limitadas que pueden servir a una pyme pequeña para empezar, pero suelen quedarse cortas en cuanto hay varios centros, muchas caducidades o necesidad de informes para auditorías. Lo analizamos en software de PRL gratuito.
¿Cuánto tarda en implantarse un software de PRL?
Depende del número de centros y puestos, de los módulos que actives y de si hay que migrar información de un SPA o de hojas de cálculo. Lo recomendable es empezar por los procesos con más carga, como formación y aptitudes, y extender después al resto. Pide a cada proveedor un plan con fechas y responsables antes de firmar.