CAE · Documentación · Actualizado en octubre de 2026
La documentación CAE obligatoria es el conjunto de documentos que las empresas que coinciden en un mismo centro de trabajo deben intercambiar para cumplir la coordinación de actividades empresariales. Depende de cuatro cosas: tu papel (titular, contratista o subcontrata), si eres empresa o autónomo, el sector y si hay trabajos con riesgos especiales.
ÍNDICE
Genera tu checklist de documentación CAE
Marca tu papel, si eres empresa o autónomo, tu sector y los trabajos con riesgos especiales. La lista se ajusta al momento y cada documento explica qué es, quién lo emite, cuánto dura y en qué norma se basa. Puedes imprimirla, guardarla en PDF o copiar el enlace para enviarla a tus contratas.
Tu checklist de documentación CAE
36 documentos
Elige tu papel para ver también las obligaciones de coordinación.
Acreditación de la empresa
Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social
Acredita que la empresa o el autónomo no tiene deudas con la Seguridad Social. La empresa principal lo pide porque responde solidariamente de las deudas de sus contratas de la propia actividad.
- Quién lo emite
- Tesorería General de la Seguridad Social (sede electrónica).
- Vigencia habitual
- Suele pedirse actualizado cada mes.
- Base legal
- Estatuto de los Trabajadores, art. 42
Certificado de estar al corriente con Hacienda para contratistas y subcontratistas
Certificado específico de la Agencia Tributaria que libera a quien contrata de responder de las deudas tributarias de la contrata por esos trabajos.
- Quién lo emite
- Agencia Tributaria (sede electrónica).
- Vigencia habitual
- 12 meses desde su emisión.
- Base legal
- Ley General Tributaria, art. 43.1.f
Relación nominal de trabajadores (RNT, antes TC2)
Lista de los trabajadores dados de alta y cotizados. Permite comprobar que quien entra en el centro está dado de alta.
- Quién lo emite
- Seguridad Social, a través del Sistema RED.
- Vigencia habitual
- Mensual.
- Base legal
- Estatuto de los Trabajadores, art. 42
Alta en el RETA y último recibo de autónomos
Acredita que el trabajador autónomo está dado de alta y al corriente de su cuota.
- Quién lo emite
- Tesorería General de la Seguridad Social.
- Vigencia habitual
- Mensual (último recibo).
- Base legal
- Ley 20/2007 del Estatuto del trabajo autónomo, art. 8
Póliza y recibo del seguro de responsabilidad civil
Cubre los daños que la empresa pueda causar a terceros durante el trabajo. No lo exige una norma general, pero es una condición habitual en los contratos.
- Quién lo emite
- La aseguradora.
- Vigencia habitual
- Anual (último recibo pagado).
- Base legal
- Requisito contractual habitual
Prevención de riesgos laborales
Acreditación de la modalidad preventiva
Justifica cómo organiza la empresa la prevención: contrato con un servicio de prevención ajeno, servicio propio, trabajadores designados o asunción por el empresario.
- Quién lo emite
- La propia empresa o su servicio de prevención ajeno.
- Vigencia habitual
- Mientras esté vigente el contrato o la modalidad; suele renovarse cada año.
- Base legal
- RD 39/1997, art. 10
Evaluación de riesgos de los trabajos que se van a realizar
Identifica los riesgos de la actividad concreta y las medidas para controlarlos. Es la base de la coordinación con el resto de empresas.
- Quién lo emite
- La empresa o su servicio de prevención.
- Vigencia habitual
- Se revisa cuando cambian los trabajos, los equipos o las condiciones.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 16 · Ley 20/2007 del Estatuto del trabajo autónomo, art. 8
Certificados de formación en prevención de cada trabajador
Acreditan que cada trabajador ha recibido formación teórica y práctica sobre los riesgos de su puesto.
- Quién lo emite
- El servicio de prevención o la entidad formativa.
- Vigencia habitual
- Se repite al cambiar de puesto o de equipos, y con la periodicidad que marque la evaluación o el convenio.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 19
Registro de información de riesgos entregada a los trabajadores
Prueba firmada de que cada trabajador conoce los riesgos de su puesto y las medidas de emergencia.
- Quién lo emite
- La propia empresa.
- Vigencia habitual
- Al incorporarse y cada vez que cambien los riesgos.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 18
Registro de entrega de equipos de protección individual (EPI)
Documento firmado por cada trabajador al recibir sus EPI, con el tipo de equipo y la fecha.
- Quién lo emite
- La propia empresa.
- Vigencia habitual
- En cada entrega o reposición.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 17 · RD 773/1997
Certificado de aptitud médica (vigilancia de la salud)
Indica si el trabajador es apto para su puesto. Cuando la vigilancia de la salud es voluntaria, se acredita la oferta y, en su caso, la renuncia.
- Quién lo emite
- El servicio de prevención (especialidad de medicina del trabajo).
- Vigencia habitual
- Habitualmente anual, según los protocolos del puesto.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 22
Tus obligaciones como titular del centro
Información de los riesgos del centro y de las medidas de emergencia
El titular informa a las empresas que entran en su centro de los riesgos propios del lugar, las medidas de prevención y cómo actuar en una emergencia.
- Quién lo emite
- El titular del centro.
- Vigencia habitual
- Antes del inicio de los trabajos y cada vez que cambien los riesgos.
- Base legal
- RD 171/2004, art. 7
Instrucciones a las empresas concurrentes
Instrucciones por escrito para prevenir los riesgos del centro que puedan afectar a los trabajadores externos, obligatorias cuando los riesgos son graves o muy graves.
- Quién lo emite
- El titular del centro.
- Vigencia habitual
- Antes del inicio y cuando cambien las circunstancias.
- Base legal
- RD 171/2004, art. 8
Medios de coordinación acordados
Cómo se coordinan las empresas: intercambio de información, reuniones, presencia de recursos preventivos o designación de un coordinador de actividades preventivas.
- Quién lo emite
- El titular, de acuerdo con las empresas concurrentes.
- Vigencia habitual
- Mientras dure la concurrencia de empresas.
- Base legal
- RD 171/2004, arts. 11 a 14
Comprobación de las obligaciones preventivas de las contratas
Cuando las contratas hacen trabajos de la propia actividad del titular en su centro, este debe vigilar que cumplen la normativa: que han evaluado los riesgos, formado e informado a sus trabajadores.
- Quién lo emite
- El titular (empresa principal).
- Vigencia habitual
- Al inicio y de forma periódica durante los trabajos.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 24.3 · RD 171/2004, art. 10
Coordinación con las demás empresas
Información de los riesgos de tu actividad para las demás empresas
Cada empresa que trabaja en el centro informa a las demás de los riesgos de su actividad que puedan afectarles, sobre todo si son graves o muy graves.
- Quién lo emite
- La propia empresa.
- Vigencia habitual
- Antes del inicio y cuando cambien los riesgos.
- Base legal
- RD 171/2004, art. 4
Traslado a tus trabajadores de la información del titular
Prueba de que has comunicado a tus trabajadores la información y las instrucciones recibidas del titular del centro.
- Quién lo emite
- La propia empresa.
- Vigencia habitual
- Antes de que cada trabajador empiece en el centro.
- Base legal
- RD 171/2004, art. 9
Procedimiento para comunicar accidentes y emergencias
Cómo informarás de inmediato a las demás empresas de cualquier accidente o situación de emergencia derivada de riesgos concurrentes.
- Quién lo emite
- La propia empresa.
- Vigencia habitual
- Mientras dure la concurrencia.
- Base legal
- RD 171/2004, art. 4
Específicos de obras de construcción
Inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas (REA)
Registro obligatorio para las empresas que quieran ser contratadas o subcontratadas en obras de construcción.
- Quién lo emite
- La autoridad laboral de la comunidad autónoma donde está el domicilio social.
- Vigencia habitual
- 3 años; se renueva antes de que caduque.
- Base legal
- Ley 32/2006, art. 4 · RD 1109/2007
Libro de subcontratación
Registro de todas las subcontrataciones de la obra, en orden cronológico, que debe estar siempre en la obra.
- Quién lo emite
- Lo habilita la autoridad laboral; lo lleva el contratista.
- Vigencia habitual
- Durante toda la obra.
- Base legal
- Ley 32/2006, art. 8 · RD 1109/2007
Plan de seguridad y salud de la obra o adhesión al plan
El contratista elabora el plan de seguridad y salud a partir del estudio de la obra; las subcontratas acreditan que lo conocen y se adhieren a él.
- Quién lo emite
- El contratista (plan) y cada subcontrata (adhesión).
- Vigencia habitual
- Durante toda la obra; se actualiza si cambian los trabajos.
- Base legal
- RD 1627/1997, art. 7
Control de los niveles de subcontratación
La ley limita cuántos niveles de subcontratación puede haber en una obra y quién puede subcontratar.
- Quién lo emite
- El contratista, reflejado en el libro de subcontratación.
- Vigencia habitual
- Durante toda la obra.
- Base legal
- Ley 32/2006, art. 5
Formación preventiva del convenio de la construcción (TPC)
Formación específica por oficio que exige el Convenio General del Sector de la Construcción, que se acredita con la Tarjeta Profesional de la Construcción.
- Quién lo emite
- Entidades formativas homologadas; la tarjeta la emite la Fundación Laboral de la Construcción.
- Vigencia habitual
- Según el convenio; la tarjeta tiene caducidad propia.
- Base legal
- Convenio General del Sector de la Construcción
Trabajos con riesgos especiales y equipos
Designación de recurso preventivo
Persona con formación preventiva que debe estar presente mientras se hacen trabajos con riesgos especiales, para vigilar que se cumplen las medidas.
- Quién lo emite
- La empresa que realiza los trabajos.
- Vigencia habitual
- Para cada trabajo que lo requiera.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 32 bis · RD 39/1997, art. 22 bis
Formación, procedimiento y revisión de equipos para trabajos en altura
Acredita la formación para trabajar en altura y el estado de los equipos: andamios, plataformas, líneas de vida y EPI anticaída.
- Quién lo emite
- La empresa, su servicio de prevención y los fabricantes o revisores de equipos.
- Vigencia habitual
- Revisión de equipos según el fabricante; formación cuando cambian los trabajos.
- Base legal
- RD 2177/2004 · RD 773/1997
Permiso de entrada, medición de atmósfera y plan de rescate en espacios confinados
Autorización por escrito antes de entrar, con mediciones de oxígeno y gases, y un plan de rescate preparado.
- Quién lo emite
- El titular o la empresa que ejecuta, según el procedimiento acordado.
- Vigencia habitual
- Para cada entrada.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 32 bis · criterios técnicos del INSST
Permiso de trabajos en caliente
Autorización para soldar, cortar o trabajar con llama, con las medidas contra incendios del centro.
- Quién lo emite
- El titular del centro, según su procedimiento interno.
- Vigencia habitual
- Para cada trabajo.
- Base legal
- Procedimiento interno del titular y requisitos de su aseguradora
Equipos aptos para zonas con atmósferas explosivas (ATEX)
Los equipos que se usen en zonas clasificadas deben ser aptos para esa zona, y los trabajadores deben conocer el documento de protección contra explosiones del titular.
- Quién lo emite
- Fabricantes de los equipos (certificación) y el titular (documento de protección contra explosiones).
- Vigencia habitual
- Mientras se trabaje en zona clasificada.
- Base legal
- RD 681/2003
Acreditación de trabajadores autorizados o cualificados para riesgo eléctrico
Según el trabajo, el personal debe estar autorizado o cualificado por su empresa para intervenir en instalaciones eléctricas.
- Quién lo emite
- La empresa, por escrito.
- Vigencia habitual
- Mientras el trabajador mantenga la formación y la autorización.
- Base legal
- RD 614/2001
Documentación de la maquinaria y equipos de trabajo
Declaración CE de conformidad o puesta en conformidad, manual de instrucciones y registro de mantenimiento de los equipos que se llevan al centro.
- Quién lo emite
- El fabricante (declaración CE) y la propia empresa (mantenimiento).
- Vigencia habitual
- Mantenimiento según el fabricante.
- Base legal
- RD 1215/1997
Específicos de tu sector
Procedimiento de bloqueo y etiquetado (LOTO) de máquinas
Cómo se dejan sin energía y se señalizan las máquinas antes de intervenir en ellas, para que nadie las ponga en marcha por error.
- Quién lo emite
- El titular, coordinado con la empresa que interviene.
- Vigencia habitual
- Para cada intervención.
- Base legal
- RD 1215/1997
Formación y autorización de operadores de carretillas
Los operadores de carretillas elevadoras deben tener formación específica y autorización de su empresa.
- Quién lo emite
- La empresa y la entidad formativa.
- Vigencia habitual
- Según la evaluación de riesgos y los cambios de equipo.
- Base legal
- RD 1215/1997, anexo II
Normas de seguridad del muelle de carga para transportistas
Información del titular sobre circulación, carga y descarga, y zonas de espera, que también afecta a conductores externos.
- Quién lo emite
- El titular del centro.
- Vigencia habitual
- Antes de la primera entrada y cuando cambien.
- Base legal
- RD 171/2004, art. 7
Formación en higiene alimentaria
Quien manipule alimentos o trabaje en zonas de producción debe tener formación en higiene adecuada a su actividad.
- Quién lo emite
- La empresa o una entidad formativa.
- Vigencia habitual
- Según el plan de formación de la empresa.
- Base legal
- Reglamento (CE) 852/2004, anexo II, cap. XII
Información y formación sobre riesgo biológico
En centros sanitarios, el personal externo debe conocer los riesgos biológicos del centro y las medidas de protección, incluida la vacunación cuando proceda.
- Quién lo emite
- El titular del centro y la empresa contratista.
- Vigencia habitual
- Antes del inicio y cuando cambien los riesgos.
- Base legal
- RD 664/1997
Revisión de zonas ATEX del centro
En química y energía es habitual que haya zonas con atmósferas explosivas aunque el trabajo no las implique directamente. Pide al titular el plano de zonas clasificadas.
- Quién lo emite
- El titular del centro.
- Vigencia habitual
- Antes del inicio.
- Base legal
- RD 681/2003
¿Pides o envías esta documentación a muchas empresas? Una plataforma CAE la recoge, avisa de las caducidades y bloquea el acceso a quien no cumple.
Lista orientativa basada en la normativa general. El titular del centro puede pedir documentos adicionales por contrato, y los convenios y la normativa autonómica pueden añadir requisitos.
Tabla: qué documentos se piden y cuánto duran
Estos son los documentos que el titular del centro suele pedir a cada empresa o autónomo antes de dejarle entrar. La vigencia es la habitual en la práctica; el titular puede pedirlos con más frecuencia por contrato.
| Documento | Empresa contratista o subcontrata | Trabajador autónomo | Vigencia habitual | Base |
|---|---|---|---|---|
| Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social | Sí | Sí | Actualizado cada mes | Art. 42 del Estatuto de los Trabajadores |
| Certificado de estar al corriente con Hacienda para contratistas | Sí | Sí | 12 meses | Art. 43.1.f de la Ley General Tributaria |
| Relación nominal de trabajadores (RNT, antes TC2) | Sí | No | Mensual | Art. 42 del Estatuto de los Trabajadores |
| Alta en el RETA y último recibo | No | Sí | Mensual | Art. 8 del Estatuto del trabajo autónomo |
| Seguro de responsabilidad civil | Habitual por contrato | Habitual por contrato | Anual | Requisito contractual |
| Acreditación de la modalidad preventiva | Sí | No | Anual | Art. 10 del RD 39/1997 |
| Evaluación de riesgos de los trabajos | Sí | Sí | Se revisa si cambian los trabajos | Art. 16 de la Ley 31/1995 |
| Formación en prevención de cada trabajador | Sí | No | Al cambiar de puesto o según convenio | Art. 19 de la Ley 31/1995 |
| Información de riesgos entregada a los trabajadores | Sí | No | Al incorporarse y si cambian los riesgos | Art. 18 de la Ley 31/1995 |
| Registro de entrega de EPI | Sí | No | En cada entrega | Art. 17 de la Ley 31/1995 |
| Aptitud médica (vigilancia de la salud) | Sí | No | Habitualmente anual | Art. 22 de la Ley 31/1995 |
En obras de construcción se añaden la inscripción en el REA, el plan de seguridad y salud y la formación del convenio del sector. Lo detallamos en documentación CAE en construcción.
Obligaciones del titular del centro
El titular es la empresa que tiene el poder de dirección sobre el centro de trabajo. Además de pedir documentación, el Real Decreto 171/2004 le obliga a generar la suya:
- Informar de los riesgos del centro y de las medidas de emergencia a todas las empresas que entran (artículo 7).
- Dar instrucciones por escrito cuando los riesgos del centro son graves o muy graves (artículo 8).
- Establecer medios de coordinación: intercambio de información, reuniones, recursos preventivos o un coordinador de actividades preventivas (artículos 11 a 14).
- Vigilar a las contratas de su propia actividad: comprobar que han evaluado los riesgos y que han formado e informado a sus trabajadores (artículo 10 y artículo 24.3 de la Ley 31/1995).
Cuando la contrata trabaja en la propia actividad del titular y en su centro, la empresa principal responde solidariamente de los incumplimientos preventivos de la contrata durante la contrata, según el artículo 42.3 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Por eso conviene poder demostrar qué se pidió, cuándo y qué se comprobó.
Qué cambia si eres contratista, subcontrata o autónomo
Contratista y subcontrata. Además de acreditar a la empresa y a sus trabajadores, cada empresa que trabaja en el centro debe informar a las demás de los riesgos de su actividad que puedan afectarles, comunicar cualquier accidente o emergencia y trasladar a sus trabajadores la información y las instrucciones del titular (artículos 4 y 9 del RD 171/2004). La subcontrata debe además hacer llegar su documentación a través del contratista o de la plataforma que use el titular.
Trabajador autónomo. El autónomo no está exento de la coordinación. El artículo 8 de la Ley 20/2007 del Estatuto del trabajo autónomo le aplica los mismos deberes de cooperación e información. Cambia la acreditación: en lugar de la relación nominal de trabajadores presenta el alta en el RETA y el último recibo, y no tiene que aportar los documentos que solo tienen sentido con trabajadores a cargo, como la entrega de EPI o la aptitud médica de la plantilla.
Trabajos con riesgos especiales
Cuando los trabajos implican riesgos especiales, la lista crece:
- Recurso preventivo presente durante los trabajos (artículo 32 bis de la Ley 31/1995).
- Trabajos en altura: formación, procedimiento y revisión de andamios, plataformas y EPI anticaída (RD 2177/2004).
- Espacios confinados: permiso de entrada, medición de la atmósfera y plan de rescate.
- Trabajos en caliente: permiso del titular y medidas contra incendios.
- Atmósferas explosivas: equipos aptos para la zona y conocimiento del documento de protección contra explosiones del titular (RD 681/2003).
- Riesgo eléctrico: trabajadores autorizados o cualificados por escrito (RD 614/2001).
- Maquinaria: declaración CE de conformidad, manual y mantenimiento de los equipos que se llevan al centro (RD 1215/1997).
Documentación CAE por sector
La base es la misma en todos los sectores, pero cada uno añade requisitos propios:
- Construcción: REA, libro de subcontratación, plan de seguridad y salud, límites de subcontratación y formación del convenio.
- Industria: maquinaria, bloqueo y etiquetado, agentes químicos, atmósferas explosivas y paradas técnicas.
- Logística: carretillas elevadoras, normas del muelle de carga para transportistas y trabajadores de ETT.
- Energía: riesgo eléctrico, trabajos en altura en renovables, atmósferas explosivas y espacios confinados.
- Química: agentes químicos, zonas ATEX, plan de emergencia interior y permisos de trabajo en paradas.
- Alimentación: higiene alimentaria para contratas, bloqueo de máquinas y cámaras frigoríficas.
- Sanidad: riesgo biológico, radiaciones y zonas de acceso restringido.
- Limpieza y mantenimiento: lo que pedirán tus clientes cuando trabajas en muchos centros a la vez.
- Oficinas y servicios: coordinación de bajo riesgo y edificios con varias empresas inquilinas.
En el generador puedes elegir cualquiera de estos sectores y ver su lista completa.
Errores frecuentes con la documentación CAE
- Pedir siempre lo mismo a todos. Un electricista que trabaja en tensión y un repartidor no necesitan la misma documentación. Pedir de más retrasa la entrada; pedir de menos deja huecos ante una inspección.
- No controlar las caducidades. Los certificados de la Seguridad Social y la RNT cambian cada mes. Un documento válido el día de la entrada puede no serlo semanas después.
- No cruzar la RNT con quien entra. La relación nominal solo sirve si los trabajadores que acceden al centro aparecen en ella.
- Pensar que el autónomo está exento. Tiene los mismos deberes de coordinación; solo cambia cómo acredita su situación.
- No dejar rastro del traslado de información. Entregar la información de riesgos del centro no basta: hay que poder demostrar que llegó a cada trabajador.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si falta un documento CAE en una inspección?
La Inspección de Trabajo puede proponer una sanción por incumplir las obligaciones de coordinación, tanto a la contrata como al titular. Si la contrata trabaja en la propia actividad del titular y en su centro, la empresa principal responde solidariamente de los incumplimientos preventivos de la contrata durante la contrata.
¿Quién debe comprobar la documentación: la contrata o el titular?
Cada empresa es responsable de su propia documentación, pero el titular debe pedirla y, si los trabajos son de su propia actividad, vigilar que la contrata cumple. En construcción, el contratista además controla la de sus subcontratas a través del libro de subcontratación.
¿Cada cuánto hay que renovar la documentación CAE?
Depende del documento. Los certificados de la Seguridad Social y la RNT se suelen pedir cada mes; el certificado de Hacienda para contratistas vale 12 meses; la aptitud médica suele ser anual; y la evaluación de riesgos o la formación se actualizan cuando cambian los trabajos.
¿Es obligatorio usar una plataforma CAE?
No. La ley obliga a coordinar, no a usar una herramienta concreta. Con muchas contratas o mucho volumen de documentos, una plataforma CAE facilita pedir, validar y controlar las caducidades, y deja rastro de todo ante una inspección.
¿Esta lista sustituye al asesoramiento de un técnico de prevención?
No. Es una guía basada en la normativa general. El titular puede pedir documentos adicionales por contrato, y los convenios, la normativa autonómica o la evaluación de riesgos del centro pueden añadir requisitos.
Automatiza la gestión de la documentación CAE
Compara plataformas que recogen la documentación, avisan de caducidades y bloquean el acceso a quien no cumple.