CAE en la práctica · Autónomos
Un autónomo que trabaja en las instalaciones de otra empresa tiene que cumplir con la CAE igual que cualquier otra empresa. La diferencia es que lo hace solo, sin departamento de RRHH ni técnico de prevención que le gestione los papeles. Esta guía recorre la documentación que se le puede exigir, dónde se obtiene cada documento y qué cambia si tiene trabajadores a su cargo.
EN ESTE ARTÍCULO
El autónomo y la CAE: qué dice la norma
El Real Decreto 171/2004, que desarrolla el artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales en materia de coordinación de actividades empresariales, no hace distinción entre empresas grandes y autónomos individuales. Si una persona física trabaja por cuenta propia en el centro de trabajo de otra empresa, las obligaciones de coordinación se activan igual.
La Ley 20/2007 del Estatuto del Trabajador Autónomo (LETA), en su artículo 8, establece que los trabajadores autónomos que desarrollan su actividad en el centro de trabajo de otra empresa están obligados a cumplir con las instrucciones dadas por el empresario titular y a cooperar en la acción preventiva. Este artículo es la base legal que convierte al autónomo en sujeto de la CAE con las mismas obligaciones básicas que cualquier empresa.
En la práctica, lo que cambia para el autónomo no es qué documentos tiene que tener, sino que tiene que obtenerlos y gestionarlos él solo. No hay nadie en su empresa que se lo prepare: lo hace él o lo delega en su gestoría.
Alta en el RETA y estar al corriente
El primer documento que cualquier empresa principal puede solicitar a un autónomo es la acreditación de que está dado de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) y de que está al corriente de pago de sus cuotas.
Estos son dos documentos distintos que se obtienen de forma diferente:
Alta en el RETA
El documento que acredita el alta en el RETA es el informe de vida laboral o, más directamente, el certificado de alta en el RETA. Se obtiene a través de la sede electrónica de la Seguridad Social con certificado digital o cl@ve. Algunos autónomos aportan directamente el último recibo de autónomo como alternativa más rápida, aunque no es el documento más riguroso.
Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social
Acredita que el autónomo no tiene deudas pendientes con la Seguridad Social en la fecha de emisión. Se obtiene también en la sede electrónica de la Seguridad Social. Es el equivalente del certificado de situación de cotizacion que piden a las empresas, aplicado al RETA. Tiene una validez limitada (habitualmente de tres a seis meses en la práctica CAE) y hay que renovarlo periódicamente.
Para la documentación de Hacienda, el autónomo puede necesitar también el certificado de estar al corriente con la Agencia Tributaria, que acredita que no tiene deudas tributarias pendientes. Se obtiene en la sede electrónica de la AEAT. Consulta la entrada sobre el certificado de estar al corriente para ver el detalle de ambos documentos.
Evaluación de riesgos propia
Este es el documento que más sorprende a los autónomos. Sí, el autónomo está obligado a tener una evaluación de riesgos de su actividad. No se la hace nadie: la encarga él (normalmente a un servicio de prevención ajeno) o, si tiene la formación necesaria, la puede elaborar él mismo.
La evaluación de riesgos del autónomo debe recoger los riesgos inherentes a su actividad y las medidas preventivas que adopta para controlarlos. No es una evaluación del puesto de trabajo de la empresa donde va a trabajar (esa es responsabilidad del titular del centro): es la evaluación de los riesgos que genera su propia actividad y de cómo los va a gestionar.
En términos prácticos, la empresa principal puede pedir al autónomo que aporte su evaluación de riesgos para verificar que ha identificado los riesgos de su actividad y que las medidas preventivas que aplica son compatibles con las del centro. Si el autónomo va a realizar trabajos de especial peligrosidad, la empresa principal puede exigir que la evaluación lo contemple expresamente.
Un autónomo que lleva años trabajando en el sector suele ya tener una evaluación de riesgos genérica de su actividad. Si no la tiene, obtenerla a través de un SPA (servicio de prevención ajeno) suele ser un trámite rápido y de coste moderado.
Formación en prevención de riesgos
El autónomo debe poder acreditar que ha recibido formación en prevención de riesgos laborales relacionada con su actividad. Esta formación no está regulada de la misma forma que la formación de los trabajadores por cuenta ajena, pero la empresa principal puede exigir que el autónomo demuestre que conoce los riesgos de su trabajo y que sabe cómo protegerse.
Los documentos que habitualmente acreditan la formación del autónomo son los diplomas o certificados de los cursos de prevención que ha realizado. La formación mínima más habitual en el sector de la construcción es el nivel básico de 60 horas del convenio del sector. En otros sectores, los convenios o los procedimientos internos de las empresas principales pueden fijar otras exigencias.
El autónomo que trabaja en diferentes sectores o para diferentes clientes puede encontrarse con que cada uno exige formaciones distintas. Conviene tener actualizados los certificados de formación y guardarlos en un formato fácil de aportar digitalmente.
Equipos de protección individual
El autónomo es responsable de sus propios equipos de protección individual (EPIs). La empresa titular del centro puede poner a disposición del autónomo los EPIs necesarios para trabajar en sus instalaciones, pero la obligación de utilizarlos es del autónomo. En la práctica, muchas empresas principales exigen que el autónomo acredite que tiene los EPIs adecuados para su actividad antes de permitirle el acceso.
La acreditación de EPIs puede ser una declaración del autónomo de que dispone de los equipos necesarios, una lista de los EPIs con sus marcados CE correspondientes, o ambas cosas dependiendo de lo que exija la empresa principal. Para actividades de especial riesgo (trabajos en altura, espacios confinados, trabajos eléctricos), la exigencia de documentación sobre EPIs suele ser más detallada.
Si el autónomo tiene trabajadores a su cargo
Cuando el autónomo tiene trabajadores propios que también van a acceder al centro de la empresa principal, la documentación requerida aumenta significativamente. En ese caso, el autónomo actúa como una empresa más dentro de la cadena de subcontratación y debe aportar la documentación de sus trabajadores:
La RNT (Relación Nominal de Trabajadores) que acredita que sus trabajadores están dados de alta en la Seguridad Social. Consulta la entrada sobre la RNT para ver cómo obtenerla.
La documentación preventiva de sus trabajadores: evaluación de riesgos del puesto (que en este caso sí es la evaluación del puesto de trabajo de los empleados del autónomo), la planificación de la actividad preventiva, los registros de formación en prevención, los certificados de aptitud médica (vigilancia de la salud) y los registros de entrega de EPIs.
Si tiene más de un trabajador, puede que necesite también acreditar la modalidad de organización preventiva que ha elegido (designación de trabajador, SPA, servicio propio) y el documento de designación o concierto correspondiente.
Para ver exactamente qué documentos son necesarios según el tipo de actividad y sector, el generador de documentación CAE obligatoria permite seleccionar «autónomo» como tipo de empresa y filtrar por sector y tipo de trabajo.
Cómo gestionar esto en una plataforma CAE
Las plataformas de gestión CAE están diseñadas principalmente para empresas, y los autónomos a veces encuentran que el flujo de la plataforma no encaja del todo con su situación. Algunos problemas frecuentes:
La plataforma pide la RNT, pero el autónomo no tiene trabajadores y por tanto no tiene RNT. En ese caso, lo habitual es que la plataforma permita marcar ese campo como «no aplica» o aportar una declaración responsable de que no tiene trabajadores. Si la plataforma no tiene esa opción, hay que contactar con el responsable de la empresa principal para que lo gestione.
La plataforma pide la evaluación de riesgos en formato PDF pero no acepta el que aporta el autónomo porque el modelo no es el estándar de esa plataforma. Este es un problema real: algunas plataformas tienen formatos de evaluación propios que esperan recibir. En ese caso, hay que pedir a la empresa principal que aclare qué formato acepta o si puede subirse la evaluación del SPA del autónomo en formato libre.
Para el conjunto de la cadena CAE en sectores como limpieza, mantenimiento o logística, la guía de documentación CAE en limpieza y mantenimiento recoge los documentos específicos que se solicitan habitualmente en esos sectores, incluyendo el tratamiento de los autónomos.
Preguntas frecuentes
¿Un autónomo sin trabajadores tiene que hacer evaluación de riesgos?
Sí. El autónomo sin trabajadores está fuera del ámbito de aplicación de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (que aplica a las relaciones laborales), pero sí está sujeto a la normativa de coordinación de actividades empresariales cuando trabaja en centros ajenos. Además, el artículo 8 de la LETA le obliga a cumplir las normas de prevención. En la práctica, la empresa principal puede exigirle que acredite que ha evaluado los riesgos de su actividad. No hacerla no es técnicamente una infracción de la LPRL para el autónomo sin asalariados, pero puede impedirle acceder al centro si la empresa principal la exige como condición de acceso.
¿La empresa principal puede prohibir la entrada a un autónomo si no tiene toda la documentación?
Sí, si el procedimiento de CAE de la empresa principal lo establece así y el autónomo ha sido informado previamente de los requisitos de acceso. La empresa titular del centro tiene la potestad de condicionar el acceso al cumplimiento de sus requisitos documentales. Lo importante es que esos requisitos sean proporcionados, que estén relacionados con la seguridad y salud, y que la empresa los aplique de forma coherente a todos sus proveedores. Si el autónomo considera que algún requisito es desproporcionado o no tiene base legal, puede comunicarlo y negociarlo con la empresa principal, pero no puede acceder al centro si la empresa no le autoriza.
¿El autónomo puede usar la evaluación de riesgos que hace la empresa donde trabaja?
No es suficiente. La empresa titular del centro debe tener su propia evaluación de riesgos del centro, que incluye los riesgos para los trabajadores externos que acceden a él. Pero esa evaluación no sustituye a la del autónomo: la del autónomo evalúa los riesgos de su propia actividad, que pueden ser distintos de los del centro. Un fontanero que entra a una fábrica necesita su evaluación de los riesgos de los trabajos de fontanería que va a realizar, además de estar informado de los riesgos del centro que le afectan. Son dos evaluaciones complementarias, no sustituibles.
¿Gestionas contratas con muchos autónomos?
Las plataformas CAE tratan de forma distinta a las empresas y a los autónomos. Algunas permiten configurar perfiles de documentación específicos para autónomos, con los campos que aplican y sin los que no aplican. Compara qué plataformas permiten esta personalización antes de elegir.