Glosario · CAE
El certificado de estar al corriente es el documento que acredita que una empresa o autonomo no tiene deudas pendientes con la Seguridad Social o con la Agencia Tributaria en el momento de su emision. En la coordinacion de actividades empresariales, la empresa principal lo solicita a sus contratas para verificar que estan al dia con sus obligaciones legales antes de permitirles el acceso al centro. Existen dos certificados distintos — uno de la Seguridad Social y otro de Hacienda — y cada uno acredita cosas diferentes.
INDICE
Que son los certificados de estar al corriente
El termino certificado de estar al corriente agrupa dos documentos distintos que se obtienen de organismos diferentes y acreditan obligaciones diferentes:
El certificado de estar al corriente con la Seguridad Social, que emite la Tesoreria General de la Seguridad Social (TGSS), acredita que la empresa no tiene deudas con la Seguridad Social derivadas de cotizaciones de sus trabajadores.
El certificado de estar al corriente con la Agencia Tributaria (Hacienda), que emite la Agencia Estatal de Administracion Tributaria (AEAT), acredita que la empresa no tiene deudas tributarias pendientes con el Estado.
Aunque se suelen pedir juntos en los procesos de gestion documental CAE, son documentos independientes, se obtienen de forma separada, tienen plazos de validez distintos y acreditan obligaciones que no tienen nada que ver entre si. Una empresa puede estar al corriente con la Seguridad Social y tener deudas con Hacienda, y viceversa.
Para el caso especifico del certificado que Hacienda emite a efectos de contratos publicos y de relaciones con empresas contratistas — con contenido y efectos mas amplios — consulta la entrada sobre el certificado de contratistas de Hacienda, que cubre ese supuesto en detalle. Esta entrada trata los dos certificados en su uso general en la CAE.
Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social
El certificado de situacion de cotizacion — que es el nombre tecnico del certificado de estar al corriente con la Seguridad Social — lo emite la Tesoreria General de la Seguridad Social y acredita que la empresa esta al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones de cotizacion a la Seguridad Social en la fecha de emision del certificado.
Donde se solicita
A traves de la sede electronica de la Seguridad Social, en el servicio de «Certificados de situacion de cotizacion», accesible con certificado digital o cl@ve. Las empresas que tienen autorizado RED tambien pueden obtenerlo a traves de ese sistema. Algunas gestoras y asesores laborales lo gestionan directamente para sus clientes.
Que acredita exactamente
Que la empresa no tiene cuotas pendientes de pago con la Seguridad Social en la fecha de emision. No acredita que los trabajadores esten dados de alta (para eso esta la RNT), ni que los contratos sean correctos, ni nada relacionado con la prevencion. Solo dice: esta empresa no debe dinero a la Seguridad Social a dia de hoy.
Validez
El certificado de la Seguridad Social suele tener una validez de entre tres y seis meses segun el uso para el que se emite, aunque la empresa principal puede exigir uno mas reciente. En la practica CAE, muchas empresas aceptan certificados de hasta tres meses de antiguedad; otras los exigen mensuales o trimestrales.
Certificado de estar al corriente con Hacienda
El certificado de estar al corriente con la Agencia Tributaria acredita que la empresa o el autonomo no tiene deudas tributarias pendientes con la Hacienda del Estado en la fecha de emision.
Donde se solicita
A traves de la sede electronica de la Agencia Tributaria, en el apartado de «Certificados tributarios», accesible con certificado digital, cl@ve o numero de referencia. El tramite es inmediato y el certificado se descarga en PDF directamente desde la sede.
Que acredita exactamente
Que la empresa no tiene deudas tributarias con el Estado (IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades y otras figuras tributarias). No acredita que la empresa este al corriente con las haciendas forales (en el Pais Vasco y Navarra, donde la gestion tributaria es autonomica, el certificado relevante es el de las diputaciones forales o el gobierno navarro, no el de la AEAT).
Validez
El certificado de Hacienda no tiene un plazo de validez fijo establecido legalmente para todos los usos. En la practica CAE, se suele aceptar con una antiguedad maxima de tres a seis meses, aunque depende de los criterios de cada empresa principal.
Para que sirven en la CAE
En el contexto de la coordinacion de actividades empresariales, la empresa principal solicita estos certificados a sus contratas por varias razones:
La primera es de diligencia debida basica: una empresa con deudas graves con la Seguridad Social o con Hacienda es una empresa que puede tener dificultades para pagar a sus trabajadores, para mantener sus seguros vigentes o para cumplir con sus obligaciones preventivas. El certificado es un indicador minimo de salud economica y de cumplimiento.
La segunda es de responsabilidad subsidiaria: en determinadas circunstancias, si una contrata no paga las cuotas de la Seguridad Social de sus trabajadores, la empresa principal puede ser declarada subsidiariamente responsable de esa deuda. Verificar que la contrata esta al corriente reduce ese riesgo.
La tercera es simplemente practica de mercado: pedir estos certificados a las contratas se ha convertido en un estandar de la gestion documental CAE, igual que la RNT. Las plataformas CAE los incluyen como documentos estandar en sus flujos de validacion.
Validez y frecuencia de solicitud
Tanto el certificado de la Seguridad Social como el de Hacienda tienen en comun que reflejan la situacion en la fecha de emision. Una empresa puede estar al corriente hoy y tener una deuda pendiente la semana que viene. Por eso, la empresa principal fija una periodicidad de renovacion del certificado.
En la practica del mercado espanol, las periodicidades mas habituales son:
Trimestral, para contratas estables con trabajo continuado en el centro. Es la frecuencia mas equilibrada entre control y carga administrativa.
Semestral, para contratas de bajo riesgo o con trabajo esporadico. Menos frecuente pero admitida por muchas empresas principales.
Mensual, en entornos de mayor exigencia documental o cuando los procedimientos internos de la empresa principal asi lo establecen.
Para un seguimiento actualizado de las vigencias que aplican las plataformas y empresas principales mas activas, consulta la tabla de documentacion CAE obligatoria.
Los certificados en el caso de los autonomos
Los autonomos tienen los mismos dos certificados disponibles, aunque con algunas particularidades:
El certificado de la Seguridad Social del autonomo acredita que esta al corriente de pago de sus cuotas en el Regimen Especial de Trabajadores Autonomos (RETA). Se obtiene igual que el de las empresas, a traves de la sede electronica de la Seguridad Social.
El certificado de Hacienda del autonomo es el mismo documento que el de cualquier contribuyente: acredita que no tiene deudas tributarias pendientes. Los autonomos que tributan por modulos o por estimacion directa en IRPF tienen el mismo acceso al certificado que cualquier otra empresa.
En la gestion CAE, los autonomos suelen tener mas dificultades para aportar documentacion porque estan menos familiarizados con los procesos de obtencion y porque no siempre trabajan con una gestoria que les facilite los tramites. Para el conjunto de documentos que se solicita a los autonomos en la CAE, consulta la entrada sobre el trabajador autonomo en CAE.
Preguntas frecuentes
¿Un certificado de estar al corriente en negativo significa que la empresa tiene deudas?
Si. Si el certificado emitido indica que la empresa no esta al corriente de sus obligaciones, significa que existe alguna deuda pendiente en el momento de la emision. En ese caso, la empresa no puede acreditar el cumplimiento de sus obligaciones con ese organismo. Algunas deudas estan aplazadas o recurridas, y en esos casos la empresa puede tener un certificado positivo aunque tecnicamente haya habido una deuda previa: los aplazamientos aprobados por la Seguridad Social o Hacienda se reflejan en el certificado como situacion regularizada. Si tienes dudas sobre la interpretacion de un certificado concreto, lo mejor es preguntar directamente al organismo emisor.
¿Puede una empresa principal denegar el acceso si la contrata no aporta estos certificados?
Si, si el contrato o el procedimiento de CAE de la empresa principal lo establece asi. La exigencia de certificados de estar al corriente no esta impuesta directamente por el RD 171/2004, pero si puede ser un requisito contractual o de los procedimientos internos de la empresa principal. Si la empresa principal ha informado previamente a la contrata de que estos documentos son necesarios para acceder al centro, puede condicionar el acceso a su aportacion. La clave es que la exigencia sea previa y que la empresa principal actue de forma coherente con todos sus proveedores.
¿El certificado de estar al corriente sirve para obras publicas?
Para obras publicas y contratos con administraciones, el certificado relevante suele ser el certificado de contratistas, que tiene un contenido y efectos mas amplios que el certificado general de estar al corriente. La entrada sobre el certificado de contratistas de Hacienda cubre ese supuesto en detalle. Para la CAE entre empresas privadas, el certificado general de estar al corriente es suficiente en la mayor parte de los casos.
Gestiona la caducidad de los certificados de tus contratas sin perder ningun vencimiento
Las plataformas CAE permiten registrar la fecha de emision de los certificados de Seguridad Social y Hacienda de cada contrata y configurar alertas antes de que caduquen. Compara que soluciones incluyen este modulo de alertas de vencimiento en su oferta estandar.