Qué documentos pedir a un subcontratista: guía práctica para empresas principales

CAE en la práctica · Subcontratación

Cuando contratas a una empresa para que trabaje en tus instalaciones, tienes la obligación de verificar que cumple con la normativa de prevención. Pero la norma no te dice exactamente qué documentos pedir: eso lo decide cada empresa en función de su sector, del tipo de trabajo y del nivel de riesgo. Esta guía te explica qué documentos son básicos para cualquier contrata, cuáles se añaden según el tipo de trabajo y cuáles son específicos de la construcción.

Por qué tienes que pedir documentación a tus subcontratistas

El artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales establece la obligación de coordinación de actividades empresariales cuando en un mismo centro de trabajo coinciden trabajadores de distintas empresas. El Real Decreto 171/2004 desarrolla esa obligación y fija las responsabilidades del empresario titular del centro.

La razón de fondo es la siguiente: cuando una empresa de limpieza, mantenimiento, instalaciones o cualquier otra actividad trabaja en tus instalaciones, sus trabajadores se exponen a los riesgos de tu centro. Y tus trabajadores se exponen a los riesgos que genera la actividad de la contrata. Ambas empresas tienen que coordinarse para que ninguna ponga en riesgo a la otra.

La documentación que pides a tus subcontratistas no es un trámite burocrático: es la forma de verificar que la empresa a la que has contratado está en condiciones de trabajar con seguridad en tu centro. Si ocurre un accidente y se demuestra que no verificaste el cumplimiento preventivo de la contrata, puedes tener responsabilidad.

Documentos básicos para cualquier contrata

Con independencia del tipo de trabajo y del sector, hay un conjunto de documentos que es razonable pedir a cualquier empresa que vaya a trabajar en tu centro:

Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social
Acredita que la empresa tiene sus cotizaciones al día. Una empresa con deudas graves con la Seguridad Social puede tener trabajadores dados de alta de forma irregular. Periocidad habitual de solicitud: trimestral. Más detalle en la entrada sobre el certificado de estar al corriente.

Certificado de estar al corriente con Hacienda
Acredita que la empresa no tiene deudas tributarias. Se obtiene en la sede electrónica de la AEAT. Misma periodicidad que el de Seguridad Social.

Póliza de responsabilidad civil vigente
Aunque no es un documento estrictamente de prevención, es uno de los más solicitados. Si la contrata causa daños en tus instalaciones o a tus trabajadores, necesitas saber que está cubierta. Solicita el certificado de seguro, no solo la póliza, y verifica que esté vigente.

Evaluación de riesgos de la actividad
La empresa contratista debe tener evaluados los riesgos de la actividad que va a desarrollar en tu centro. No es la evaluación de riesgos de tu centro (esa es tuya): es la evaluación de los riesgos que genera su propia actividad. Deber ser específica para el tipo de trabajo que van a hacer, no un documento genérico que cubre todos los sectores.

Planificación de la actividad preventiva
Complementa la evaluación de riesgos: recoge las medidas preventivas que la empresa ha planificado para controlar los riesgos identificados y el calendario de su implantación.

Acreditación de la modalidad de organización preventiva
Toda empresa con trabajadores tiene que tener organizada la prevención de alguna forma: un servicio de prevención propio, un servicio de prevención ajeno, un trabajador designado o el empresario mismo (solo para empresas pequeñas sin actividades peligrosas). La contrata debe acreditar qué modalidad tiene y que está activa (concierto vigente con el SPA, o documento de designación del trabajador).

Documentos adicionales según el tipo de trabajo

A los básicos anteriores se añaden documentos específicos según el tipo de actividad que va a desarrollar la contrata en tu centro:

Trabajos eléctricos
Certificado de habilitación eléctrica del trabajador (baja o alta tensión según corresponda), procedimiento de trabajo en instalaciones eléctricas, equipos de protección eléctrica con sus correspondientes marcados CE y revisiones.

Trabajos en altura
Procedimiento de trabajo en altura, acreditación de formación específica en trabajos en altura, plan de emergencia y rescate en altura, certificados de revisión de los equipos anticaída.

Espacios confinados
Permiso de trabajo en espacio confinado (que puede ser un impreso tuyo que firma la contrata), procedimiento de entrada en espacios confinados, plan de rescate, equipos de detección de atmósferas peligrosas revisados.

Manejo de productos químicos
Fichas de datos de seguridad (FDS) de todos los productos que vayan a introducir en tus instalaciones, formación específica en manejo de productos químicos, procedimiento de gestión de residuos si corresponde.

Mantenimiento de maquinaria
Procedimiento de trabajo específico (que puede incluir la aplicación de consignación/bloqueo de energías), formación en consignación si aplica, autorización de trabajo firmada por el responsable del área.

Documentación de los trabajadores de la contrata

Además de los documentos de la empresa, puedes necesitar verificar que los trabajadores concretos que van a acceder a tu centro están en condiciones de hacerlo:

RNT (Relación Nominal de Trabajadores)
Acredita que los trabajadores de la contrata están dados de alta en la Seguridad Social. Es el documento que te permite cruzar la lista de trabajadores autorizados con los que realmente entran. Periodicidad habitual: mensual. Ver la entrada sobre la RNT.

Certificados de formación en prevención
La formación específica de los trabajadores para las tareas que van a desarrollar en tu centro: formación de nivel básico del convenio, formación específica en los riesgos de su actividad, formación para trabajos especiales si aplica.

Certificados de aptitud médica (vigilancia de la salud)
Si los trabajos tienen riesgos que requieren seguimiento médico (trabajos con ruido, con agentes químicos, en altura, etc.), los trabajadores deben tener la vigilancia de la salud al día y pueden necesitar acreditarla.

Documento de entrega de EPIs
Acredita que la empresa ha entregado a sus trabajadores los equipos de protección individual necesarios para la actividad. No solo que los tiene: que los ha entregado y que el trabajador los ha recibido.

Documentos específicos de la construcción

En el sector de la construcción, la normativa específica añade dos documentos que no existen en otros sectores:

Inscripción en el REA (Registro de Empresas Acreditadas)
Es obligatoria para todas las empresas que actúan como contratistas o subcontratistas en obras de construcción. La inscripción en el REA acredita que la empresa tiene la organización preventiva adecuada para el sector. Sin REA, la empresa no puede subcontratar en construcción. Ver la entrada sobre el REA.

Anotación en el libro de subcontratación
El contratista principal está obligado a anotar a cada subcontratista en el libro de subcontratación de la obra antes de que empiece a trabajar. Esta anotación incluye los datos de la empresa, el tipo de trabajo, las fechas previstas y la instrucción de coordinación recibida. Ver la entrada sobre el libro de subcontratación.

Cómo organizar la solicitud sin colapsar a la contrata

Pedir documentación a las contratas es necesario, pero hacerlo mal puede convertirse en una carga administrativa desproporcionada para ambos lados. Algunas prácticas que ayudan:

Diferencia entre documentos de empresa y documentos de trabajador
Los documentos de empresa (evaluación de riesgos, póliza, certificados de cotización) se piden una vez y se renuevan cuando caducan. Los documentos de trabajador (RNT, formación, aptitud médica) dependen de qué trabajadores van a acceder y pueden cambiar con más frecuencia. No mezcles la gestión de ambos tipos.

Comunica con antelación qué vas a pedir
Infórmate a la contrata con tiempo suficiente antes del inicio de los trabajos de qué documentos vas a necesitar. No es razonable pedir toda la documentación el día antes de que empiecen a trabajar. Cuanto antes lo sepa la contrata, antes puede prepararlo.

Usa una plataforma CAE adecuada a tu tipo de contratas
Para volúmenes altos de contratas o cuando trabajas con muchas empresas distintas, gestionar la documentación por email o carpetas compartidas se vuelve inmanejable. Las plataformas CAE automatizan la solicitud, los recordatorios de caducidad y el archivo. El comparador de plataformas CAE te ayuda a identificar qué solución se adapta mejor a tu tipo de actividad y al volumen de contratas que gestionas.

Preguntas frecuentes

¿Estoy obligado por ley a pedir todos estos documentos?

No hay una lista legal de documentos obligatorios que tengas que pedir a tus contratas. Lo que exige la norma es que coordines la acción preventiva y que verifiques el cumplimiento de la normativa de prevención por parte de las empresas contratadas. Los documentos son la forma práctica de hacer esa verificación, pero la norma no fija una lista cerrada. Eso significa que tú decides qué documentos son razonables para verificar el cumplimiento, en función del tipo de trabajo y el nivel de riesgo. También significa que, si ocurre un accidente, tendrás que justificar que adoptaste medidas suficientes de verificación.

¿Qué hago si una contrata se niega a aportar algún documento?

Primero, explícale para qué necesitas ese documento y cómo encaja en tu procedimiento de CAE. A veces la negativa es por desconocimiento o porque la contrata no entiende qué se le está pidiendo. Si tras la explicación sigue negándose, tienes que valorar si el documento en cuestión es esencial para verificar su cumplimiento preventivo. Si lo es, y la contrata no lo aporta, el acceso al centro debería estar condicionado a su aportación. Dejar entrar a una empresa sin la documentación necesaria y luego reclamarla es la peor opción: si hay un accidente, habrás permitido el acceso sin haber verificado el cumplimiento.

¿Con qué frecuencia debo renovar la documentación de mis contratas?

Depende del tipo de documento. Los certificados de cotización (Seguridad Social y Hacienda) caducan y hay que renovarlos; la periodicidad más habitual en CAE es trimestral. La RNT es mensual. La evaluación de riesgos y la planificación preventiva no tienen una periodicidad fija, pero deben actualizarse cuando cambia significativamente la actividad o los riesgos. Los certificados de aptitud médica tienen la periodicidad que fije el médico de empresa según el riesgo. Para una visión de conjunto de las vigencias habituales, consulta la tabla de documentación CAE obligatoria.