Glosario · CAE
La Relacion Nominal de Trabajadores, o RNT, es el documento que acredita los trabajadores que una empresa tiene dados de alta en la Seguridad Social en un periodo de cotizacion concreto. En el contexto de la coordinacion de actividades empresariales, la empresa principal o el cliente la solicita a sus contratas para verificar que los trabajadores que acceden a su centro estan correctamente dados de alta. Se obtiene a traves del Sistema RED de la Seguridad Social y es uno de los documentos de actualidad periodica que mas friccion generan en la gestion documental CAE.
INDICE
Que es la RNT y que acredita
La Relacion Nominal de Trabajadores (RNT) es el listado oficial de los trabajadores que una empresa ha dado de alta en la Seguridad Social en un mes de cotizacion determinado. Hasta 2014 se conocia como TC2 o modelo TC2/1; con la implantacion del Sistema de Liquidacion Directa (conocido como Siltra o Sistema RED), el documento paso a llamarse RNT aunque en la practica muchos tecnicos y plataformas CAE siguen usando TC2 como sinonimo.
La RNT acredita dos cosas: que la empresa tiene trabajadores dados de alta en el Regimen General de la Seguridad Social y quienes son esos trabajadores (nombre, NIF, numero de afiliacion). No acredita que esos trabajadores esten formados, ni que tengan EPIs, ni que hayan recibido la informacion preventiva: solo que tienen contrato y estan dados de alta.
En la gestion documental CAE, la RNT cumple una funcion de verificacion basica: confirmar que la empresa que va a acceder al centro tiene trabajadores en alta y, cruzada con el control de accesos, permite verificar que los trabajadores que entran son los que deberian entrar.
Donde y como se obtiene
La RNT se obtiene a traves del Sistema RED de la Tesoreria General de la Seguridad Social. Las empresas acceden al Sistema RED mediante su autorizado RED (habitualmente la gestoria o el asesor laboral) o directamente a traves del servicio en linea de la Seguridad Social si tienen autorizacion directa.
El proceso es el siguiente: cada mes, cuando la empresa cierra la cotizacion del periodo, el Sistema RED genera la RNT correspondiente a ese mes. El autorizado RED puede descargar el fichero desde la plataforma del Sistema RED, normalmente en formato PDF o en formato de fichero de datos. Ese fichero es el que la empresa aporta como documentacion en la plataforma CAE.
No existe una via de obtencion directa sin pasar por el Sistema RED. El certificado de situacion de cotizacion que emite la Seguridad Social a traves de su sede electronica no sustituye a la RNT: el certificado acredita que la empresa esta al corriente de pago, pero no identifica a los trabajadores dados de alta. Son documentos distintos para fines distintos.
Por que la piden en la CAE
La solicitud de la RNT en el contexto de la coordinacion de actividades empresariales no tiene una base legal explicita en el RD 171/2004. La norma no dice que la empresa principal deba pedir la RNT a sus contratas. Sin embargo, su solicitud esta ampliamente generalizada por razones practicas:
Primero, porque la empresa principal tiene el deber de vigilar que sus contratas cumplen la normativa de prevencion. Para cumplir ese deber, necesita saber quienes son los trabajadores de la contrata que van a acceder a su centro. La RNT es la forma mas directa de saberlo.
Segundo, porque en caso de accidente de trabajo, si se investiga si el trabajador accidentado estaba correctamente dado de alta, la empresa principal puede necesitar demostrar que habia verificado esa situacion. Tener la RNT actualizada de la contrata forma parte de la diligencia debida en materia preventiva.
Tercero, porque las plataformas CAE la han incluido como documento estandar en la mayoria de sus flujos de validacion documental. Lo que empezo como una practica de las grandes empresas se ha convertido en un estandar de facto del sector.
Vigencia y frecuencia de actualizacion
La RNT refleja la situacion de altas de un mes de cotizacion concreto. Cada mes, cuando se cierra el periodo de cotizacion, la RNT del mes anterior queda disponible en el Sistema RED. Eso significa que la RNT siempre tiene un desfase de al menos un mes: la RNT de septiembre esta disponible en octubre, la de octubre en noviembre, etc.
En la practica de la gestion CAE, la frecuencia de actualizacion mas habitual es mensual: se pide una RNT nueva cada mes para reflejar las altas y bajas de trabajadores que se hayan producido. Sin embargo, algunas empresas principales aceptan una RNT trimestral o incluso semestral si el numero de trabajadores de la contrata es estable.
El desfase entre la RNT disponible y la situacion real de altas es un problema conocido: un trabajador que se da de alta hoy no va a aparecer en la RNT hasta el mes siguiente. Por eso, para el control de accesos en tiempo real, la RNT se complementa con otros mecanismos: el parte de alta (TA2) o la consulta directa a la Seguridad Social por parte del autorizado RED.
Para un seguimiento actualizado de cuanto dura cada documento, la tabla de vigencias de documentacion CAE recoge los plazos habituales que aplican las empresas principales mas activas.
Los trabajadores que acceden al centro deben figurar en la RNT
Este punto es el que mas conflictos genera en la practica: la empresa principal quiere garantizar que los trabajadores de la contrata que acceden a su centro son los que figuran en la RNT. Si aparece un trabajador en el centro que no esta en la ultima RNT disponible, la empresa principal puede denegar el acceso hasta que se regularice la situacion.
Las situaciones mas frecuentes que generan este problema son:
El trabajador es nuevo y aun no ha aparecido en ninguna RNT
Es el caso mas comun. La empresa ha dado de alta al trabajador este mes, pero la RNT que tiene la plataforma es del mes pasado. La solucion es aportar el parte de alta (TA2) del trabajador como documento complementario hasta que la siguiente RNT lo incluya.
El trabajador es un empleado de empresa de trabajo temporal (ETT)
Si la contrata utiliza trabajadores de ETT, esos trabajadores figuraran en la RNT de la ETT, no en la de la contrata. La empresa principal debe gestionar esto: puede pedir la RNT de la ETT ademas de la de la contrata, o puede exigir que los trabajadores de ETT se acrediten de otra forma.
El trabajador es un autonomo colaborador familiar
Los familiares colaboradores que tributan en el RETA familiar no figuran en el Regimen General y por tanto no aparecen en la RNT de la empresa. Deben acreditarse de otra forma, habitualmente con su alta en el RETA.
La RNT y los trabajadores autonomos
Los trabajadores autonomos no tienen RNT. Su situacion de alta en la Seguridad Social se acredita mediante el certificado de estar al corriente de pago en el RETA, que puede obtenerse a traves de la sede electronica de la Seguridad Social.
Cuando un autonomo trabaja en el centro de una empresa como parte de la cadena de subcontratacion, la empresa principal no puede pedirle una RNT porque simplemente no existe. Lo que si puede pedirle es el certificado de estar al corriente con la Seguridad Social (que acredita que paga sus cuotas en el RETA) y, si tiene trabajadores a su cargo, la RNT de esos trabajadores.
Para la documentacion especifica que se solicita a los autonomos en la CAE, puedes consultar la entrada sobre el trabajador autonomo en CAE y el generador de documentacion CAE obligatoria.
Preguntas frecuentes
¿La RNT y el TC2 son el mismo documento?
Si, son el mismo documento con nombres distintos. El TC2 era la denominacion del modelo de cotizacion de trabajadores que se usaba antes de la implantacion del Sistema de Liquidacion Directa (Siltra) en 2015. Con el nuevo sistema, el documento equivalente se llama Relacion Nominal de Trabajadores (RNT). En la practica, muchos profesionales, plataformas CAE y documentos internos de empresa siguen usando TC2 por inercia. Si te piden el TC2 o el TC2/1, te estan pidiendo la RNT.
¿Puede una empresa pedir la RNT de una subcontrata directamente a la Seguridad Social?
No. La RNT es un documento interno del Sistema RED que solo puede obtener la propia empresa (o su autorizado RED). La empresa principal no puede acceder a la RNT de sus contratas directamente: debe pedirla a la contrata y que esta se la aporte. Si la contrata se niega a aportar la RNT, la empresa principal no tiene forma de obtenerla por sus propios medios a traves de la Seguridad Social.
¿La RNT sirve para acreditar la aptitud medica de los trabajadores?
No. La RNT solo acredita el alta en la Seguridad Social. No dice nada sobre la aptitud medica de los trabajadores, su formacion en prevencion, si tienen los EPIs adecuados o si han recibido la informacion sobre los riesgos del puesto. Son documentos distintos para fines distintos: la aptitud medica se acredita con los certificados de la vigilancia de la salud; la formacion con los diplomas o certificados de los cursos; la RNT solo con el alta.
Gestiona las RNT de todas tus contratas con alertas de caducidad
Las plataformas CAE permiten solicitar, validar y archivar la RNT de cada contrata y configurar alertas cuando el documento caduca o cuando un trabajador no figura en la ultima RNT disponible. Compara que soluciones se adaptan mejor al volumen y tipo de contratas que gestionas.