CAE · Oficinas y servicios · Actualizado en octubre de 2026
La documentación CAE en oficinas y empresas de servicios también es obligatoria, aunque el riesgo sea bajo. Limpieza, mantenimiento de climatización y ascensores, seguridad, informática o reformas: todas las empresas que trabajan en tu oficina coinciden con tus trabajadores, y en edificios con varias empresas inquilinas la coordinación se multiplica.
ÍNDICE
Checklist de documentación CAE para oficinas
El generador ya tiene marcadas las oficinas y servicios. Elige tu papel y, si la contrata hace trabajos con riesgos especiales, como mantenimiento eléctrico o trabajos en altura, márcalos. La lista se ajusta a lo que de verdad necesitas pedir.
Tu checklist de documentación CAE
36 documentos
Elige tu papel para ver también las obligaciones de coordinación.
Acreditación de la empresa
Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social
Acredita que la empresa o el autónomo no tiene deudas con la Seguridad Social. La empresa principal lo pide porque responde solidariamente de las deudas de sus contratas de la propia actividad.
- Quién lo emite
- Tesorería General de la Seguridad Social (sede electrónica).
- Vigencia habitual
- Suele pedirse actualizado cada mes.
- Base legal
- Estatuto de los Trabajadores, art. 42
Certificado de estar al corriente con Hacienda para contratistas y subcontratistas
Certificado específico de la Agencia Tributaria que libera a quien contrata de responder de las deudas tributarias de la contrata por esos trabajos.
- Quién lo emite
- Agencia Tributaria (sede electrónica).
- Vigencia habitual
- 12 meses desde su emisión.
- Base legal
- Ley General Tributaria, art. 43.1.f
Relación nominal de trabajadores (RNT, antes TC2)
Lista de los trabajadores dados de alta y cotizados. Permite comprobar que quien entra en el centro está dado de alta.
- Quién lo emite
- Seguridad Social, a través del Sistema RED.
- Vigencia habitual
- Mensual.
- Base legal
- Estatuto de los Trabajadores, art. 42
Alta en el RETA y último recibo de autónomos
Acredita que el trabajador autónomo está dado de alta y al corriente de su cuota.
- Quién lo emite
- Tesorería General de la Seguridad Social.
- Vigencia habitual
- Mensual (último recibo).
- Base legal
- Ley 20/2007 del Estatuto del trabajo autónomo, art. 8
Póliza y recibo del seguro de responsabilidad civil
Cubre los daños que la empresa pueda causar a terceros durante el trabajo. No lo exige una norma general, pero es una condición habitual en los contratos.
- Quién lo emite
- La aseguradora.
- Vigencia habitual
- Anual (último recibo pagado).
- Base legal
- Requisito contractual habitual
Prevención de riesgos laborales
Acreditación de la modalidad preventiva
Justifica cómo organiza la empresa la prevención: contrato con un servicio de prevención ajeno, servicio propio, trabajadores designados o asunción por el empresario.
- Quién lo emite
- La propia empresa o su servicio de prevención ajeno.
- Vigencia habitual
- Mientras esté vigente el contrato o la modalidad; suele renovarse cada año.
- Base legal
- RD 39/1997, art. 10
Evaluación de riesgos de los trabajos que se van a realizar
Identifica los riesgos de la actividad concreta y las medidas para controlarlos. Es la base de la coordinación con el resto de empresas.
- Quién lo emite
- La empresa o su servicio de prevención.
- Vigencia habitual
- Se revisa cuando cambian los trabajos, los equipos o las condiciones.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 16 · Ley 20/2007 del Estatuto del trabajo autónomo, art. 8
Certificados de formación en prevención de cada trabajador
Acreditan que cada trabajador ha recibido formación teórica y práctica sobre los riesgos de su puesto.
- Quién lo emite
- El servicio de prevención o la entidad formativa.
- Vigencia habitual
- Se repite al cambiar de puesto o de equipos, y con la periodicidad que marque la evaluación o el convenio.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 19
Registro de información de riesgos entregada a los trabajadores
Prueba firmada de que cada trabajador conoce los riesgos de su puesto y las medidas de emergencia.
- Quién lo emite
- La propia empresa.
- Vigencia habitual
- Al incorporarse y cada vez que cambien los riesgos.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 18
Registro de entrega de equipos de protección individual (EPI)
Documento firmado por cada trabajador al recibir sus EPI, con el tipo de equipo y la fecha.
- Quién lo emite
- La propia empresa.
- Vigencia habitual
- En cada entrega o reposición.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 17 · RD 773/1997
Certificado de aptitud médica (vigilancia de la salud)
Indica si el trabajador es apto para su puesto. Cuando la vigilancia de la salud es voluntaria, se acredita la oferta y, en su caso, la renuncia.
- Quién lo emite
- El servicio de prevención (especialidad de medicina del trabajo).
- Vigencia habitual
- Habitualmente anual, según los protocolos del puesto.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 22
Tus obligaciones como titular del centro
Información de los riesgos del centro y de las medidas de emergencia
El titular informa a las empresas que entran en su centro de los riesgos propios del lugar, las medidas de prevención y cómo actuar en una emergencia.
- Quién lo emite
- El titular del centro.
- Vigencia habitual
- Antes del inicio de los trabajos y cada vez que cambien los riesgos.
- Base legal
- RD 171/2004, art. 7
Instrucciones a las empresas concurrentes
Instrucciones por escrito para prevenir los riesgos del centro que puedan afectar a los trabajadores externos, obligatorias cuando los riesgos son graves o muy graves.
- Quién lo emite
- El titular del centro.
- Vigencia habitual
- Antes del inicio y cuando cambien las circunstancias.
- Base legal
- RD 171/2004, art. 8
Medios de coordinación acordados
Cómo se coordinan las empresas: intercambio de información, reuniones, presencia de recursos preventivos o designación de un coordinador de actividades preventivas.
- Quién lo emite
- El titular, de acuerdo con las empresas concurrentes.
- Vigencia habitual
- Mientras dure la concurrencia de empresas.
- Base legal
- RD 171/2004, arts. 11 a 14
Comprobación de las obligaciones preventivas de las contratas
Cuando las contratas hacen trabajos de la propia actividad del titular en su centro, este debe vigilar que cumplen la normativa: que han evaluado los riesgos, formado e informado a sus trabajadores.
- Quién lo emite
- El titular (empresa principal).
- Vigencia habitual
- Al inicio y de forma periódica durante los trabajos.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 24.3 · RD 171/2004, art. 10
Coordinación con las demás empresas
Información de los riesgos de tu actividad para las demás empresas
Cada empresa que trabaja en el centro informa a las demás de los riesgos de su actividad que puedan afectarles, sobre todo si son graves o muy graves.
- Quién lo emite
- La propia empresa.
- Vigencia habitual
- Antes del inicio y cuando cambien los riesgos.
- Base legal
- RD 171/2004, art. 4
Traslado a tus trabajadores de la información del titular
Prueba de que has comunicado a tus trabajadores la información y las instrucciones recibidas del titular del centro.
- Quién lo emite
- La propia empresa.
- Vigencia habitual
- Antes de que cada trabajador empiece en el centro.
- Base legal
- RD 171/2004, art. 9
Procedimiento para comunicar accidentes y emergencias
Cómo informarás de inmediato a las demás empresas de cualquier accidente o situación de emergencia derivada de riesgos concurrentes.
- Quién lo emite
- La propia empresa.
- Vigencia habitual
- Mientras dure la concurrencia.
- Base legal
- RD 171/2004, art. 4
Específicos de obras de construcción
Inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas (REA)
Registro obligatorio para las empresas que quieran ser contratadas o subcontratadas en obras de construcción.
- Quién lo emite
- La autoridad laboral de la comunidad autónoma donde está el domicilio social.
- Vigencia habitual
- 3 años; se renueva antes de que caduque.
- Base legal
- Ley 32/2006, art. 4 · RD 1109/2007
Libro de subcontratación
Registro de todas las subcontrataciones de la obra, en orden cronológico, que debe estar siempre en la obra.
- Quién lo emite
- Lo habilita la autoridad laboral; lo lleva el contratista.
- Vigencia habitual
- Durante toda la obra.
- Base legal
- Ley 32/2006, art. 8 · RD 1109/2007
Plan de seguridad y salud de la obra o adhesión al plan
El contratista elabora el plan de seguridad y salud a partir del estudio de la obra; las subcontratas acreditan que lo conocen y se adhieren a él.
- Quién lo emite
- El contratista (plan) y cada subcontrata (adhesión).
- Vigencia habitual
- Durante toda la obra; se actualiza si cambian los trabajos.
- Base legal
- RD 1627/1997, art. 7
Control de los niveles de subcontratación
La ley limita cuántos niveles de subcontratación puede haber en una obra y quién puede subcontratar.
- Quién lo emite
- El contratista, reflejado en el libro de subcontratación.
- Vigencia habitual
- Durante toda la obra.
- Base legal
- Ley 32/2006, art. 5
Formación preventiva del convenio de la construcción (TPC)
Formación específica por oficio que exige el Convenio General del Sector de la Construcción, que se acredita con la Tarjeta Profesional de la Construcción.
- Quién lo emite
- Entidades formativas homologadas; la tarjeta la emite la Fundación Laboral de la Construcción.
- Vigencia habitual
- Según el convenio; la tarjeta tiene caducidad propia.
- Base legal
- Convenio General del Sector de la Construcción
Trabajos con riesgos especiales y equipos
Designación de recurso preventivo
Persona con formación preventiva que debe estar presente mientras se hacen trabajos con riesgos especiales, para vigilar que se cumplen las medidas.
- Quién lo emite
- La empresa que realiza los trabajos.
- Vigencia habitual
- Para cada trabajo que lo requiera.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 32 bis · RD 39/1997, art. 22 bis
Formación, procedimiento y revisión de equipos para trabajos en altura
Acredita la formación para trabajar en altura y el estado de los equipos: andamios, plataformas, líneas de vida y EPI anticaída.
- Quién lo emite
- La empresa, su servicio de prevención y los fabricantes o revisores de equipos.
- Vigencia habitual
- Revisión de equipos según el fabricante; formación cuando cambian los trabajos.
- Base legal
- RD 2177/2004 · RD 773/1997
Permiso de entrada, medición de atmósfera y plan de rescate en espacios confinados
Autorización por escrito antes de entrar, con mediciones de oxígeno y gases, y un plan de rescate preparado.
- Quién lo emite
- El titular o la empresa que ejecuta, según el procedimiento acordado.
- Vigencia habitual
- Para cada entrada.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 32 bis · criterios técnicos del INSST
Permiso de trabajos en caliente
Autorización para soldar, cortar o trabajar con llama, con las medidas contra incendios del centro.
- Quién lo emite
- El titular del centro, según su procedimiento interno.
- Vigencia habitual
- Para cada trabajo.
- Base legal
- Procedimiento interno del titular y requisitos de su aseguradora
Equipos aptos para zonas con atmósferas explosivas (ATEX)
Los equipos que se usen en zonas clasificadas deben ser aptos para esa zona, y los trabajadores deben conocer el documento de protección contra explosiones del titular.
- Quién lo emite
- Fabricantes de los equipos (certificación) y el titular (documento de protección contra explosiones).
- Vigencia habitual
- Mientras se trabaje en zona clasificada.
- Base legal
- RD 681/2003
Acreditación de trabajadores autorizados o cualificados para riesgo eléctrico
Según el trabajo, el personal debe estar autorizado o cualificado por su empresa para intervenir en instalaciones eléctricas.
- Quién lo emite
- La empresa, por escrito.
- Vigencia habitual
- Mientras el trabajador mantenga la formación y la autorización.
- Base legal
- RD 614/2001
Documentación de la maquinaria y equipos de trabajo
Declaración CE de conformidad o puesta en conformidad, manual de instrucciones y registro de mantenimiento de los equipos que se llevan al centro.
- Quién lo emite
- El fabricante (declaración CE) y la propia empresa (mantenimiento).
- Vigencia habitual
- Mantenimiento según el fabricante.
- Base legal
- RD 1215/1997
Específicos de tu sector
Procedimiento de bloqueo y etiquetado (LOTO) de máquinas
Cómo se dejan sin energía y se señalizan las máquinas antes de intervenir en ellas, para que nadie las ponga en marcha por error.
- Quién lo emite
- El titular, coordinado con la empresa que interviene.
- Vigencia habitual
- Para cada intervención.
- Base legal
- RD 1215/1997
Formación y autorización de operadores de carretillas
Los operadores de carretillas elevadoras deben tener formación específica y autorización de su empresa.
- Quién lo emite
- La empresa y la entidad formativa.
- Vigencia habitual
- Según la evaluación de riesgos y los cambios de equipo.
- Base legal
- RD 1215/1997, anexo II
Normas de seguridad del muelle de carga para transportistas
Información del titular sobre circulación, carga y descarga, y zonas de espera, que también afecta a conductores externos.
- Quién lo emite
- El titular del centro.
- Vigencia habitual
- Antes de la primera entrada y cuando cambien.
- Base legal
- RD 171/2004, art. 7
Formación en higiene alimentaria
Quien manipule alimentos o trabaje en zonas de producción debe tener formación en higiene adecuada a su actividad.
- Quién lo emite
- La empresa o una entidad formativa.
- Vigencia habitual
- Según el plan de formación de la empresa.
- Base legal
- Reglamento (CE) 852/2004, anexo II, cap. XII
Información y formación sobre riesgo biológico
En centros sanitarios, el personal externo debe conocer los riesgos biológicos del centro y las medidas de protección, incluida la vacunación cuando proceda.
- Quién lo emite
- El titular del centro y la empresa contratista.
- Vigencia habitual
- Antes del inicio y cuando cambien los riesgos.
- Base legal
- RD 664/1997
Revisión de zonas ATEX del centro
En química y energía es habitual que haya zonas con atmósferas explosivas aunque el trabajo no las implique directamente. Pide al titular el plano de zonas clasificadas.
- Quién lo emite
- El titular del centro.
- Vigencia habitual
- Antes del inicio.
- Base legal
- RD 681/2003
¿Pides o envías esta documentación a muchas empresas? Una plataforma CAE la recoge, avisa de las caducidades y bloquea el acceso a quien no cumple.
Lista orientativa basada en la normativa general. El titular del centro puede pedir documentos adicionales por contrato, y los convenios y la normativa autonómica pueden añadir requisitos.
La documentación básica (certificados de la Seguridad Social y de Hacienda, relación nominal de trabajadores, evaluación de riesgos, formación, EPI y aptitud médica) y su vigencia habitual están en documentación CAE obligatoria.
Bajo riesgo no significa sin coordinación
El RD 171/2004 se aplica siempre que trabajadores de dos o más empresas coinciden en un mismo centro, sea cual sea su actividad. En una oficina eso ocurre a diario: la empresa de limpieza al terminar la jornada, el técnico de climatización, el vigilante de seguridad o la empresa que cambia el cableado.
Lo que cambia es la intensidad: con riesgos bajos, el intercambio de información y unas instrucciones básicas suelen bastar como medio de coordinación. El error frecuente es pensar que, por ser una oficina, no hay que hacer nada.
Edificios con varias empresas
En un edificio de oficinas con varias empresas inquilinas hay dos niveles de coordinación:
- Entre las empresas inquilinas y la propiedad: la propiedad o el gestor del edificio suele actuar como titular de las zonas comunes y de las instalaciones generales (climatización, ascensores, protección contra incendios), y debe informar de sus riesgos y del plan de emergencia del edificio.
- Dentro de cada oficina: cada empresa es titular de su espacio y se coordina con las contratas que contrata directamente.
Conviene dejar por escrito quién contrata cada servicio y quién se coordina con quién, sobre todo en simulacros y emergencias.
Las contratas habituales en una oficina
- Limpieza: productos químicos y, en limpieza de cristales, trabajos en altura.
- Mantenimiento de instalaciones: climatización, electricidad y fontanería, con riesgo eléctrico y trabajos en cubierta.
- Ascensores: empresas conservadoras con sus propios procedimientos de seguridad en el hueco y la sala de máquinas.
- Seguridad privada y recepción: trabajan de forma continua en el centro y deben conocer el plan de emergencia.
- Reformas y obras menores: pueden convertir parte de la oficina en una obra, con sus propias exigencias.
Cómo simplificarlo sin dejar huecos
Para una oficina no hace falta una gestión compleja, pero sí ordenada:
- Prepara una ficha con los riesgos del centro, las normas básicas y el plan de emergencia, y entrégala a cada contrata con acuse de recibo.
- Pide a cada contrata su documentación básica y su evaluación de riesgos de los trabajos que hará.
- Revisa los certificados que caducan cada mes o cada año, al menos en las contratas permanentes.
- Para trabajos puntuales con riesgo, como una intervención eléctrica o en altura, pide además la acreditación específica.
Qué se pide a cada tipo de contrata
| Documento | Limpieza | Mantenimiento | Seguridad |
|---|---|---|---|
| Documentación básica de empresa y trabajadores | Sí | Sí | Sí |
| Recepción de los riesgos del centro y del plan de emergencia | Sí | Sí | Sí |
| Fichas de seguridad de sus productos | Sí | Si usa químicos | No |
| Autorización para riesgo eléctrico | No | Sí | No |
| Formación en trabajos en altura | Si limpia cristales | Si trabaja en cubierta | No |
Errores frecuentes en oficinas
- Pensar que la oficina no necesita coordinación. El RD 171/2004 no distingue por nivel de riesgo para obligar a coordinarse. Lo que permite el riesgo bajo es usar medios sencillos, no saltarse la coordinación.
- No entregar el plan de emergencia a las contratas. La empresa de limpieza que trabaja de noche o el vigilante del fin de semana deben saber cómo actuar ante un incendio, aunque no estén en los simulacros de la plantilla.
- Confundir quién es el titular de cada zona. En edificios con varias empresas, las zonas comunes y las instalaciones generales suelen depender de la propiedad. Si no está claro, nadie informa a las contratas de esas zonas.
- Olvidar las obras pequeñas. Una reforma de una planta o el cambio del cableado convierten la oficina en un lugar de trabajo con riesgos distintos. En ese momento hay que pedir más documentación que la habitual.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatoria la coordinación de actividades empresariales en una oficina?
Sí. Se aplica siempre que coinciden trabajadores de varias empresas en el mismo centro. En oficinas suele bastar con intercambiar información y dar instrucciones básicas, pero hay que hacerlo y poder demostrarlo.
¿Quién se coordina con la empresa de mantenimiento del edificio?
Quien la contrata, normalmente la propiedad o el gestor del edificio. Esa empresa debe informar a las empresas inquilinas de los riesgos que puedan afectarles, y cada inquilino informar a la propiedad de los suyos.
¿Necesito una plataforma CAE para una oficina?
Con pocas contratas no es imprescindible. Si gestionas varias sedes o muchas contratas, una plataforma CAE sencilla ahorra tiempo. Las opciones para pymes están en el comparador filtrado por servicios.
¿Qué documentación pido a un técnico que viene una sola vez?
La básica de su empresa y la de su trabajo si tiene riesgos especiales, como una autorización para riesgo eléctrico. Entrégale además las normas del centro y la información de emergencia, y deja constancia de que las ha recibido.
¿La empresa de informática que viene a la oficina también entra en la CAE?
Sí, si sus técnicos trabajan en tu centro, aunque su riesgo sea bajo. Basta con la documentación básica, las normas del centro y la información de emergencia. Si va a trabajar en cuadros eléctricos o en falsos techos, pide además la acreditación de esos trabajos.
Plataformas CAE para oficinas y servicios
Compara opciones sencillas para controlar la documentación de tus contratas.