Software de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE)
Un software CAE gestiona la documentación de contratistas y subcontratistas, controla quién puede entrar en tus centros y deja la trazabilidad que exige el Real Decreto 171/2004. Aquí tienes qué debe hacer, cómo elegirlo y las plataformas disponibles en España.
Qué hace un software CAE
Una plataforma CAE es el software que centraliza la documentación de contratistas, controla caducidades y accesos y deja trazabilidad ante la Inspección de Trabajo. Si quieres el detalle, te lo explicamos en qué es una plataforma CAE y cómo funciona.
Qué obliga la ley y qué no
La ley no obliga a usar un software CAE. Lo que obliga es a coordinarse. El artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales establece el deber de cooperar cuando trabajadores de varias empresas coinciden en un mismo centro, y el Real Decreto 171/2004 lo concreta en tres situaciones:
- Concurrencia de empresas en un mismo centro. Todas deben informarse entre sí de los riesgos de su actividad.
- Empresario titular del centro. Además de cooperar, debe informar a las demás empresas de los riesgos del centro y darles instrucciones, incluidas las medidas de emergencia.
- Empresario principal. Si contrata obras o servicios de su propia actividad, debe vigilar que contratistas y subcontratistas cumplen la normativa de prevención.
No cumplir tiene consecuencias. La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) considera grave no adoptar las medidas de coordinación, y muy grave cuando se trata de actividades peligrosas o con riesgos especiales. Las cuantías de las multas están fijadas en su artículo 40.2. En obras de construcción se suma el Real Decreto 1627/1997.
Con pocos contratistas, la coordinación se puede llevar con correo y hojas de cálculo. Con decenas de empresas, varios centros o documentos que caducan cada mes, un software CAE es la forma práctica de cumplir y, sobre todo, de poder demostrar que cumpliste.
Funcionalidades que debe tener un software CAE
No todas las plataformas cubren lo mismo. Estas son las funciones que conviene comprobar en cualquier propuesta:
- Requisitos configurables por centro, actividad y tipo de recurso: empresa, trabajador, vehículo y maquinaria.
- Validación documental: quién revisa cada documento (tu equipo, el proveedor o un sistema automático), con qué criterio y en qué plazo.
- Control de caducidades con avisos automáticos, tanto para ti como para el contratista.
- Control de accesos conectado a la documentación, para que solo entre quien cumple.
- Permisos de trabajo para tareas de riesgo, si tu actividad los necesita.
- Portal del contratista sencillo, a ser posible con documentación reutilizable entre clientes.
- Trazabilidad e informes exportables: quién subió, validó o rechazó cada documento y cuándo.
Para ver qué cubre cada proveedor, consulta la comparativa de las mejores plataformas CAE.
Cómo elegir un software CAE en 5 pasos
- Haz un diagnóstico. Cuenta tus contratistas activos, tus centros y cuánto tiempo dedica tu equipo hoy a revisar documentos. Sin esa foto no podrás comparar.
- Define lo imprescindible. Separa lo que necesitas (por ejemplo, bloquear accesos de quien no cumple) de lo que estaría bien tener.
- Decide quién valida. Es el mayor coste oculto de la CAE. Pregunta a cada proveedor si la validación la hace tu equipo, la hace él o es automática.
- Prueba con casos reales. Lleva a la demo tres situaciones tuyas: un contratista nuevo, un documento caducado y un acceso a una zona de riesgo.
- Compara el coste total. Licencia, implantación, módulos, servicio de validación y lo que pagan tus contratistas.
Si quieres acotar opciones rápido, el recomendador de plataformas CAE te sugiere proveedores según tu caso, y el comparador CAE te deja filtrar por sector, tamaño y modelo de gestión.
Cuánto cuesta un software CAE
Pocos proveedores publican tarifas, y casi siempre son cifras de partida. A noviembre de 2026, según sus webs, Dokify, UCAE e iPrevención publican importes, Nalanda publica los de sus proveedores y el resto trabaja con presupuesto. El precio depende sobre todo del número de contratistas, de centros y de los módulos que contrates, y del modelo de cobro: hay plataformas que paga la empresa titular, otras en las que paga el contratista y modelos mixtos. Antes de comparar ofertas, conviene saber qué incluye cada una y qué costes no aparecen a primera vista.
Lo explicamos en detalle en la guía sobre el precio de una plataforma CAE.
Encuentra la plataforma CAE que encaja con tu empresa
Responde unas preguntas sobre tu sector, tamaño y forma de gestión, y te mostramos los proveedores que mejor encajan.
Certificado de contratistas y subcontratistas
Qué es, quién debe emitirlo y cómo se gestiona el certificado que acredita que una empresa contratista o subcontratista cumple con sus obligaciones documentales.
Leer la guía completa- Qué documentos incluye el certificado
- Diferencia entre contratista y subcontratista
- Cómo gestionarlo desde una plataforma CAE
CAE por sector de actividad
Cada sector tiene exigencias documentales distintas. Consulta qué se pide en cada uno en la guía de documentación CAE obligatoria.
Obras y construcción
El sector con más exigencia documental, regulado además por el RD 1627/1997.
Distribución y servicios
Centros comerciales, oficinas y cadenas con contratas de mantenimiento.
Gestión de residuos
Plantas de tratamiento y empresas de recogida con alta rotación de personal externo.
Transporte y logística
Centros y almacenes con alta rotación de transportistas y operarios externos.
Producción industrial
Plantas, fábricas y refinerías con contratas de mantenimiento recurrentes.
Sanitario y farmacéutico
Centros sanitarios y plantas farmacéuticas con contratas de mantenimiento y servicios.
Plataformas CAE disponibles
Ficha resumen de cada proveedor. Entra en cada una para ver el detalle completo.
Nalanda
Modelo de comunidad · especializada en construcción · tarifas de proveedores desde 225 €/año Ver ficha
Dokify
CAE pura y sencilla · Licencias para contratas desde 34,99 € y para empresas principales desde 490 € Ver ficha
Twind
Fusión de CTAIMA y e-coordina · planes Twind y Twind Pro, sin importes publicados Ver ficha
METACONTRATAS
Versión gratuita · cuota más precio por empleado y máquina Ver ficha
eGestiona
Suite modular · CAE, PRL, calidad y permisos de trabajo Ver ficha
PlayCAE
Tarifa plana · validación documental con IA Ver ficha
CoordinaPlus
Más de 20 años · plataforma y acompañamiento experto Ver ficha
UCAE
Desde 80 €/mes · CAE para la empresa principal y CAE inversa para contratas Ver ficha
iPrevención
Servicio de prevención ajeno · 300 €/año por titular y contratas sin coste, según su web Ver fichaPreguntas frecuentes sobre software CAE
¿Es obligatorio usar un software CAE?
No. El Real Decreto 171/2004 obliga a coordinarse, informar y, en su caso, vigilar a los contratistas, pero no dice con qué herramienta. En la práctica, cuando hay muchas empresas, centros o documentos que caducan, un software CAE es la forma más fiable de cumplir y de demostrarlo ante la Inspección de Trabajo.
¿Quién paga la plataforma CAE, la empresa titular o el contratista?
Depende del proveedor. En unos modelos paga la empresa titular y el contratista accede sin coste; en otros, el contratista paga una cuota; y hay modelos mixtos con planes de pago opcionales para contratistas. Lo vemos con detalle en la guía sobre el precio de una plataforma CAE.
¿Qué diferencia hay entre un software CAE y un software de PRL?
Un software de PRL gestiona la prevención de tu propia plantilla: evaluaciones de riesgos, formación, vigilancia de la salud. Un software CAE coordina a las empresas externas que trabajan en tus centros: su documentación, caducidades y accesos. Algunos programas de PRL incluyen un módulo CAE. Puedes ver opciones en el pilar de software PRL.
¿Cuánto tarda en implantarse un software CAE?
Depende del número de centros, de contratistas y de las integraciones que necesites, como el control de accesos o el ERP. Lo recomendable es empezar con un centro piloto, corregir la configuración y extender centro a centro. Pide a cada proveedor un plan con fechas y responsables antes de firmar.
¿Se puede cambiar de plataforma CAE sin bloquear accesos?
Sí, si las dos plataformas conviven un tiempo. Configura la nueva antes de invitar a ninguna contrata, avisa a tus contratistas con margen y mantén la anterior activa hasta que cada empresa tenga su documentación validada en la nueva. Antes de darla de baja, exporta el histórico documental. Si estás valorando un cambio, en las fichas de cada proveedor encontrarás sus alternativas, por ejemplo las alternativas a Nalanda.