Documentación CAE para empresas de limpieza y mantenimiento

CAE · Limpieza y mantenimiento · Actualizado en octubre de 2026

La documentación CAE para empresas de limpieza y mantenimiento se ve desde el otro lado: son las contratas que más documentación tienen que enviar, porque trabajan en muchos centros a la vez y cada cliente la pide a su manera, a menudo en su propia plataforma. Esta guía explica qué te van a pedir y cómo organizarlo.

ÍNDICE

  1. Checklist de documentación CAE para limpieza y mantenimiento
  2. El punto de vista de la contrata
  3. ¿Eres propia actividad del cliente?
  4. Riesgos habituales del servicio
  5. Muchos clientes, muchas plataformas
  6. Qué te pedirá cada tipo de cliente
  7. Errores frecuentes
  8. Preguntas frecuentes

Checklist de documentación CAE para limpieza y mantenimiento

El generador ya tiene marcada la limpieza y mantenimiento. Marca «Contratista» o «Subcontrata», si eres empresa o autónomo y los trabajos con riesgos especiales que haces, como altura en limpieza de cristales o riesgo eléctrico en mantenimiento. Obtendrás la lista que te pedirán tus clientes.

Tu checklist de documentación CAE

36 documentos

Elige tu papel para ver también las obligaciones de coordinación.

Acreditación de la empresa

Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social

Acredita que la empresa o el autónomo no tiene deudas con la Seguridad Social. La empresa principal lo pide porque responde solidariamente de las deudas de sus contratas de la propia actividad.

Quién lo emite
Tesorería General de la Seguridad Social (sede electrónica).
Vigencia habitual
Suele pedirse actualizado cada mes.
Base legal
Estatuto de los Trabajadores, art. 42
Certificado de estar al corriente con Hacienda para contratistas y subcontratistas

Certificado específico de la Agencia Tributaria que libera a quien contrata de responder de las deudas tributarias de la contrata por esos trabajos.

Quién lo emite
Agencia Tributaria (sede electrónica).
Vigencia habitual
12 meses desde su emisión.
Base legal
Ley General Tributaria, art. 43.1.f
Relación nominal de trabajadores (RNT, antes TC2)

Lista de los trabajadores dados de alta y cotizados. Permite comprobar que quien entra en el centro está dado de alta.

Quién lo emite
Seguridad Social, a través del Sistema RED.
Vigencia habitual
Mensual.
Base legal
Estatuto de los Trabajadores, art. 42
Alta en el RETA y último recibo de autónomos

Acredita que el trabajador autónomo está dado de alta y al corriente de su cuota.

Quién lo emite
Tesorería General de la Seguridad Social.
Vigencia habitual
Mensual (último recibo).
Póliza y recibo del seguro de responsabilidad civil

Cubre los daños que la empresa pueda causar a terceros durante el trabajo. No lo exige una norma general, pero es una condición habitual en los contratos.

Quién lo emite
La aseguradora.
Vigencia habitual
Anual (último recibo pagado).
Base legal
Requisito contractual habitual

Prevención de riesgos laborales

Acreditación de la modalidad preventiva

Justifica cómo organiza la empresa la prevención: contrato con un servicio de prevención ajeno, servicio propio, trabajadores designados o asunción por el empresario.

Quién lo emite
La propia empresa o su servicio de prevención ajeno.
Vigencia habitual
Mientras esté vigente el contrato o la modalidad; suele renovarse cada año.
Base legal
RD 39/1997, art. 10
Evaluación de riesgos de los trabajos que se van a realizar

Identifica los riesgos de la actividad concreta y las medidas para controlarlos. Es la base de la coordinación con el resto de empresas.

Quién lo emite
La empresa o su servicio de prevención.
Vigencia habitual
Se revisa cuando cambian los trabajos, los equipos o las condiciones.
Certificados de formación en prevención de cada trabajador

Acreditan que cada trabajador ha recibido formación teórica y práctica sobre los riesgos de su puesto.

Quién lo emite
El servicio de prevención o la entidad formativa.
Vigencia habitual
Se repite al cambiar de puesto o de equipos, y con la periodicidad que marque la evaluación o el convenio.
Base legal
Ley 31/1995, art. 19
Registro de información de riesgos entregada a los trabajadores

Prueba firmada de que cada trabajador conoce los riesgos de su puesto y las medidas de emergencia.

Quién lo emite
La propia empresa.
Vigencia habitual
Al incorporarse y cada vez que cambien los riesgos.
Base legal
Ley 31/1995, art. 18
Registro de entrega de equipos de protección individual (EPI)

Documento firmado por cada trabajador al recibir sus EPI, con el tipo de equipo y la fecha.

Quién lo emite
La propia empresa.
Vigencia habitual
En cada entrega o reposición.
Base legal
Ley 31/1995, art. 17 · RD 773/1997
Certificado de aptitud médica (vigilancia de la salud)

Indica si el trabajador es apto para su puesto. Cuando la vigilancia de la salud es voluntaria, se acredita la oferta y, en su caso, la renuncia.

Quién lo emite
El servicio de prevención (especialidad de medicina del trabajo).
Vigencia habitual
Habitualmente anual, según los protocolos del puesto.
Base legal
Ley 31/1995, art. 22

Tus obligaciones como titular del centro

Información de los riesgos del centro y de las medidas de emergencia

El titular informa a las empresas que entran en su centro de los riesgos propios del lugar, las medidas de prevención y cómo actuar en una emergencia.

Quién lo emite
El titular del centro.
Vigencia habitual
Antes del inicio de los trabajos y cada vez que cambien los riesgos.
Base legal
RD 171/2004, art. 7
Instrucciones a las empresas concurrentes

Instrucciones por escrito para prevenir los riesgos del centro que puedan afectar a los trabajadores externos, obligatorias cuando los riesgos son graves o muy graves.

Quién lo emite
El titular del centro.
Vigencia habitual
Antes del inicio y cuando cambien las circunstancias.
Base legal
RD 171/2004, art. 8
Medios de coordinación acordados

Cómo se coordinan las empresas: intercambio de información, reuniones, presencia de recursos preventivos o designación de un coordinador de actividades preventivas.

Quién lo emite
El titular, de acuerdo con las empresas concurrentes.
Vigencia habitual
Mientras dure la concurrencia de empresas.
Base legal
RD 171/2004, arts. 11 a 14
Comprobación de las obligaciones preventivas de las contratas

Cuando las contratas hacen trabajos de la propia actividad del titular en su centro, este debe vigilar que cumplen la normativa: que han evaluado los riesgos, formado e informado a sus trabajadores.

Quién lo emite
El titular (empresa principal).
Vigencia habitual
Al inicio y de forma periódica durante los trabajos.
Base legal
Ley 31/1995, art. 24.3 · RD 171/2004, art. 10

Coordinación con las demás empresas

Información de los riesgos de tu actividad para las demás empresas

Cada empresa que trabaja en el centro informa a las demás de los riesgos de su actividad que puedan afectarles, sobre todo si son graves o muy graves.

Quién lo emite
La propia empresa.
Vigencia habitual
Antes del inicio y cuando cambien los riesgos.
Base legal
RD 171/2004, art. 4
Traslado a tus trabajadores de la información del titular

Prueba de que has comunicado a tus trabajadores la información y las instrucciones recibidas del titular del centro.

Quién lo emite
La propia empresa.
Vigencia habitual
Antes de que cada trabajador empiece en el centro.
Base legal
RD 171/2004, art. 9
Procedimiento para comunicar accidentes y emergencias

Cómo informarás de inmediato a las demás empresas de cualquier accidente o situación de emergencia derivada de riesgos concurrentes.

Quién lo emite
La propia empresa.
Vigencia habitual
Mientras dure la concurrencia.
Base legal
RD 171/2004, art. 4

Específicos de obras de construcción

Inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas (REA)

Registro obligatorio para las empresas que quieran ser contratadas o subcontratadas en obras de construcción.

Quién lo emite
La autoridad laboral de la comunidad autónoma donde está el domicilio social.
Vigencia habitual
3 años; se renueva antes de que caduque.
Base legal
Ley 32/2006, art. 4 · RD 1109/2007
Libro de subcontratación

Registro de todas las subcontrataciones de la obra, en orden cronológico, que debe estar siempre en la obra.

Quién lo emite
Lo habilita la autoridad laboral; lo lleva el contratista.
Vigencia habitual
Durante toda la obra.
Base legal
Ley 32/2006, art. 8 · RD 1109/2007
Plan de seguridad y salud de la obra o adhesión al plan

El contratista elabora el plan de seguridad y salud a partir del estudio de la obra; las subcontratas acreditan que lo conocen y se adhieren a él.

Quién lo emite
El contratista (plan) y cada subcontrata (adhesión).
Vigencia habitual
Durante toda la obra; se actualiza si cambian los trabajos.
Base legal
RD 1627/1997, art. 7
Control de los niveles de subcontratación

La ley limita cuántos niveles de subcontratación puede haber en una obra y quién puede subcontratar.

Quién lo emite
El contratista, reflejado en el libro de subcontratación.
Vigencia habitual
Durante toda la obra.
Base legal
Ley 32/2006, art. 5
Formación preventiva del convenio de la construcción (TPC)

Formación específica por oficio que exige el Convenio General del Sector de la Construcción, que se acredita con la Tarjeta Profesional de la Construcción.

Quién lo emite
Entidades formativas homologadas; la tarjeta la emite la Fundación Laboral de la Construcción.
Vigencia habitual
Según el convenio; la tarjeta tiene caducidad propia.
Base legal
Convenio General del Sector de la Construcción

Trabajos con riesgos especiales y equipos

Designación de recurso preventivo

Persona con formación preventiva que debe estar presente mientras se hacen trabajos con riesgos especiales, para vigilar que se cumplen las medidas.

Quién lo emite
La empresa que realiza los trabajos.
Vigencia habitual
Para cada trabajo que lo requiera.
Base legal
Ley 31/1995, art. 32 bis · RD 39/1997, art. 22 bis
Formación, procedimiento y revisión de equipos para trabajos en altura

Acredita la formación para trabajar en altura y el estado de los equipos: andamios, plataformas, líneas de vida y EPI anticaída.

Quién lo emite
La empresa, su servicio de prevención y los fabricantes o revisores de equipos.
Vigencia habitual
Revisión de equipos según el fabricante; formación cuando cambian los trabajos.
Permiso de entrada, medición de atmósfera y plan de rescate en espacios confinados

Autorización por escrito antes de entrar, con mediciones de oxígeno y gases, y un plan de rescate preparado.

Quién lo emite
El titular o la empresa que ejecuta, según el procedimiento acordado.
Vigencia habitual
Para cada entrada.
Base legal
Ley 31/1995, art. 32 bis · criterios técnicos del INSST
Permiso de trabajos en caliente

Autorización para soldar, cortar o trabajar con llama, con las medidas contra incendios del centro.

Quién lo emite
El titular del centro, según su procedimiento interno.
Vigencia habitual
Para cada trabajo.
Base legal
Procedimiento interno del titular y requisitos de su aseguradora
Equipos aptos para zonas con atmósferas explosivas (ATEX)

Los equipos que se usen en zonas clasificadas deben ser aptos para esa zona, y los trabajadores deben conocer el documento de protección contra explosiones del titular.

Quién lo emite
Fabricantes de los equipos (certificación) y el titular (documento de protección contra explosiones).
Vigencia habitual
Mientras se trabaje en zona clasificada.
Base legal
RD 681/2003
Acreditación de trabajadores autorizados o cualificados para riesgo eléctrico

Según el trabajo, el personal debe estar autorizado o cualificado por su empresa para intervenir en instalaciones eléctricas.

Quién lo emite
La empresa, por escrito.
Vigencia habitual
Mientras el trabajador mantenga la formación y la autorización.
Base legal
RD 614/2001
Documentación de la maquinaria y equipos de trabajo

Declaración CE de conformidad o puesta en conformidad, manual de instrucciones y registro de mantenimiento de los equipos que se llevan al centro.

Quién lo emite
El fabricante (declaración CE) y la propia empresa (mantenimiento).
Vigencia habitual
Mantenimiento según el fabricante.
Base legal
RD 1215/1997

Específicos de tu sector

Procedimiento de bloqueo y etiquetado (LOTO) de máquinas

Cómo se dejan sin energía y se señalizan las máquinas antes de intervenir en ellas, para que nadie las ponga en marcha por error.

Quién lo emite
El titular, coordinado con la empresa que interviene.
Vigencia habitual
Para cada intervención.
Base legal
RD 1215/1997
Formación y autorización de operadores de carretillas

Los operadores de carretillas elevadoras deben tener formación específica y autorización de su empresa.

Quién lo emite
La empresa y la entidad formativa.
Vigencia habitual
Según la evaluación de riesgos y los cambios de equipo.
Base legal
RD 1215/1997, anexo II
Normas de seguridad del muelle de carga para transportistas

Información del titular sobre circulación, carga y descarga, y zonas de espera, que también afecta a conductores externos.

Quién lo emite
El titular del centro.
Vigencia habitual
Antes de la primera entrada y cuando cambien.
Base legal
RD 171/2004, art. 7
Formación en higiene alimentaria

Quien manipule alimentos o trabaje en zonas de producción debe tener formación en higiene adecuada a su actividad.

Quién lo emite
La empresa o una entidad formativa.
Vigencia habitual
Según el plan de formación de la empresa.
Base legal
Reglamento (CE) 852/2004, anexo II, cap. XII
Información y formación sobre riesgo biológico

En centros sanitarios, el personal externo debe conocer los riesgos biológicos del centro y las medidas de protección, incluida la vacunación cuando proceda.

Quién lo emite
El titular del centro y la empresa contratista.
Vigencia habitual
Antes del inicio y cuando cambien los riesgos.
Base legal
RD 664/1997
Revisión de zonas ATEX del centro

En química y energía es habitual que haya zonas con atmósferas explosivas aunque el trabajo no las implique directamente. Pide al titular el plano de zonas clasificadas.

Quién lo emite
El titular del centro.
Vigencia habitual
Antes del inicio.
Base legal
RD 681/2003

¿Pides o envías esta documentación a muchas empresas? Una plataforma CAE la recoge, avisa de las caducidades y bloquea el acceso a quien no cumple.

Comparar plataformas CAEMejores plataformas CAE

Lista orientativa basada en la normativa general. El titular del centro puede pedir documentos adicionales por contrato, y los convenios y la normativa autonómica pueden añadir requisitos.

La documentación básica (certificados de la Seguridad Social y de Hacienda, relación nominal de trabajadores, evaluación de riesgos, formación, EPI y aptitud médica) y su vigencia habitual están en documentación CAE obligatoria.

El punto de vista de la contrata

Una empresa de limpieza o mantenimiento puede trabajar en decenas o cientos de centros. Cada uno es un titular distinto que le pedirá su documentación, le informará de sus riesgos y le dará sus normas. Las obligaciones de la contrata, según los artículos 4 y 9 del RD 171/2004, son:

  • Acreditar a la empresa y a cada trabajador que entra en el centro.
  • Informar al cliente de los riesgos de su actividad que puedan afectar a otros, como los productos químicos que usa.
  • Trasladar a cada trabajador la información y las instrucciones de cada cliente, y poder demostrarlo.
  • Comunicar los accidentes que ocurran en el centro del cliente.

¿Eres propia actividad del cliente?

La pregunta importa porque cambia las obligaciones del cliente. Si los trabajos forman parte de la propia actividad del titular y se hacen en su centro, este debe vigilar que la contrata cumple la normativa de prevención (artículo 24.3 de la Ley 31/1995) y responde solidariamente de sus incumplimientos durante la contrata.

Que la limpieza o el mantenimiento sean o no propia actividad depende de cada caso. Pero aunque no lo sean, el titular sigue obligado a informar de los riesgos de su centro y a dar instrucciones, y la contrata a coordinarse. Por eso, en la práctica, casi todos los clientes piden la documentación completa.

Riesgos habituales del servicio

  • Productos químicos de limpieza: fichas de datos de seguridad, formación y EPI, según el RD 374/2001.
  • Trabajos en altura: limpieza de cristales y fachadas, mantenimiento de cubiertas o luminarias, con los equipos que exige el RD 2177/2004.
  • Riesgo eléctrico en mantenimiento de instalaciones, con trabajadores autorizados o cualificados según el RD 614/2001.
  • Riesgos del centro del cliente: maquinaria en una fábrica, riesgo biológico en un hospital o atmósferas explosivas en una planta química. Cambian con cada cliente y por eso hay que recibir su información antes de empezar.

Muchos clientes, muchas plataformas

Muchos clientes grandes exigen subir la documentación a su propia plataforma CAE. Para una contrata con muchos clientes eso significa subir los mismos documentos una y otra vez y vigilar caducidades en varios sitios. Hay tres formas de aliviarlo:

  • Tener un repositorio propio con la documentación siempre al día, de la que sacar lo que pide cada cliente.
  • Elegir, cuando sea posible, plataformas conectadas entre sí, como las de la red Konvergia, que comparten la documentación sin volver a subirla.
  • Externalizar la gestión con un servicio de CAE inversa, que sube tu documentación a las plataformas de tus clientes.

Qué te pedirá cada tipo de cliente

Documento Oficinas Fábrica o almacén Hospital
Documentación básica de empresa y trabajadores Sí Sí Sí
Fichas de seguridad de tus productos Sí Sí Sí
Formación en trabajos en altura Si limpias cristales Si hay altura Si hay altura
Procedimiento de bloqueo de máquinas No Sí No
Formación en riesgo biológico No No Sí

Errores frecuentes para contratas de limpieza y mantenimiento

  • No guardar la información de cada cliente. Cada cliente te entrega sus riesgos y normas. Si no queda constancia de que tus trabajadores la recibieron en cada centro, no podrás demostrar que la trasladaste.
  • Mandar a un trabajador que no está en la RNT enviada. Las sustituciones y los cambios de turno son constantes en limpieza. Si el trabajador que acude no figura en la documentación enviada al cliente, puede quedarse en la puerta.
  • Dejar caducar documentos en algunas plataformas. Si actualizas un certificado en la plataforma de un cliente y no en la de otro, en el segundo te bloquearán el acceso. El calendario de caducidades debe ser uno para todos.
  • Usar la misma evaluación de riesgos para todo. Tu evaluación debe recoger los riesgos de cada tipo de servicio. Limpiar una oficina, una fábrica o un hospital no tiene los mismos riesgos ni las mismas medidas.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que enviar la documentación a cada cliente por separado?

Sí, porque cada cliente es un titular distinto con su propia obligación de coordinarse contigo. Puedes ahorrar trabajo con un repositorio propio y con plataformas que comparten la documentación entre sí.

¿Un autónomo de mantenimiento tiene que presentar documentación CAE?

Sí. El artículo 8 de la Ley del Estatuto del trabajo autónomo le aplica los deberes de coordinación. Acreditará su alta en el RETA y estar al corriente, y su evaluación de riesgos, en lugar de los documentos de plantilla.

¿Qué es la CAE inversa?

Es la gestión de la documentación desde el lado de la contrata: un servicio o una herramienta que mantiene tu documentación y la sube a las plataformas que te exigen tus clientes. Puedes ver qué plataformas la ofrecen en el comparador filtrado por CAE inversa.

¿Quién informa a mis trabajadores de los riesgos del centro del cliente?

El cliente te da la información a ti como empresa y tú debes trasladarla a cada trabajador que envías a ese centro. Conviene guardar una firma o registro de cada entrega, porque es la prueba de que lo hiciste.

Gestiona tu documentación para muchos clientes

Compara plataformas con CAE inversa y conexión con la red Konvergia.

Ver plataformas con CAE inversa