CAE · Logística · Actualizado en octubre de 2026
La documentación CAE en logística suma a la documentación general de coordinación los requisitos de los almacenes y centros de distribución: carretillas y equipos de manutención, normas del muelle de carga para transportistas, trabajadores cedidos por empresas de trabajo temporal y picos de actividad con muchas empresas trabajando a la vez.
ÍNDICE
Checklist de documentación CAE para logística
El generador ya tiene marcada la logística. Elige tu papel, si eres empresa o autónomo y los trabajos con riesgos especiales, como uso de maquinaria o trabajos en altura en estanterías. La lista suma la documentación general y la específica de almacén.
Tu checklist de documentación CAE
36 documentos
Elige tu papel para ver también las obligaciones de coordinación.
Acreditación de la empresa
Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social
Acredita que la empresa o el autónomo no tiene deudas con la Seguridad Social. La empresa principal lo pide porque responde solidariamente de las deudas de sus contratas de la propia actividad.
- Quién lo emite
- Tesorería General de la Seguridad Social (sede electrónica).
- Vigencia habitual
- Suele pedirse actualizado cada mes.
- Base legal
- Estatuto de los Trabajadores, art. 42
Certificado de estar al corriente con Hacienda para contratistas y subcontratistas
Certificado específico de la Agencia Tributaria que libera a quien contrata de responder de las deudas tributarias de la contrata por esos trabajos.
- Quién lo emite
- Agencia Tributaria (sede electrónica).
- Vigencia habitual
- 12 meses desde su emisión.
- Base legal
- Ley General Tributaria, art. 43.1.f
Relación nominal de trabajadores (RNT, antes TC2)
Lista de los trabajadores dados de alta y cotizados. Permite comprobar que quien entra en el centro está dado de alta.
- Quién lo emite
- Seguridad Social, a través del Sistema RED.
- Vigencia habitual
- Mensual.
- Base legal
- Estatuto de los Trabajadores, art. 42
Alta en el RETA y último recibo de autónomos
Acredita que el trabajador autónomo está dado de alta y al corriente de su cuota.
- Quién lo emite
- Tesorería General de la Seguridad Social.
- Vigencia habitual
- Mensual (último recibo).
- Base legal
- Ley 20/2007 del Estatuto del trabajo autónomo, art. 8
Póliza y recibo del seguro de responsabilidad civil
Cubre los daños que la empresa pueda causar a terceros durante el trabajo. No lo exige una norma general, pero es una condición habitual en los contratos.
- Quién lo emite
- La aseguradora.
- Vigencia habitual
- Anual (último recibo pagado).
- Base legal
- Requisito contractual habitual
Prevención de riesgos laborales
Acreditación de la modalidad preventiva
Justifica cómo organiza la empresa la prevención: contrato con un servicio de prevención ajeno, servicio propio, trabajadores designados o asunción por el empresario.
- Quién lo emite
- La propia empresa o su servicio de prevención ajeno.
- Vigencia habitual
- Mientras esté vigente el contrato o la modalidad; suele renovarse cada año.
- Base legal
- RD 39/1997, art. 10
Evaluación de riesgos de los trabajos que se van a realizar
Identifica los riesgos de la actividad concreta y las medidas para controlarlos. Es la base de la coordinación con el resto de empresas.
- Quién lo emite
- La empresa o su servicio de prevención.
- Vigencia habitual
- Se revisa cuando cambian los trabajos, los equipos o las condiciones.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 16 · Ley 20/2007 del Estatuto del trabajo autónomo, art. 8
Certificados de formación en prevención de cada trabajador
Acreditan que cada trabajador ha recibido formación teórica y práctica sobre los riesgos de su puesto.
- Quién lo emite
- El servicio de prevención o la entidad formativa.
- Vigencia habitual
- Se repite al cambiar de puesto o de equipos, y con la periodicidad que marque la evaluación o el convenio.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 19
Registro de información de riesgos entregada a los trabajadores
Prueba firmada de que cada trabajador conoce los riesgos de su puesto y las medidas de emergencia.
- Quién lo emite
- La propia empresa.
- Vigencia habitual
- Al incorporarse y cada vez que cambien los riesgos.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 18
Registro de entrega de equipos de protección individual (EPI)
Documento firmado por cada trabajador al recibir sus EPI, con el tipo de equipo y la fecha.
- Quién lo emite
- La propia empresa.
- Vigencia habitual
- En cada entrega o reposición.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 17 · RD 773/1997
Certificado de aptitud médica (vigilancia de la salud)
Indica si el trabajador es apto para su puesto. Cuando la vigilancia de la salud es voluntaria, se acredita la oferta y, en su caso, la renuncia.
- Quién lo emite
- El servicio de prevención (especialidad de medicina del trabajo).
- Vigencia habitual
- Habitualmente anual, según los protocolos del puesto.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 22
Tus obligaciones como titular del centro
Información de los riesgos del centro y de las medidas de emergencia
El titular informa a las empresas que entran en su centro de los riesgos propios del lugar, las medidas de prevención y cómo actuar en una emergencia.
- Quién lo emite
- El titular del centro.
- Vigencia habitual
- Antes del inicio de los trabajos y cada vez que cambien los riesgos.
- Base legal
- RD 171/2004, art. 7
Instrucciones a las empresas concurrentes
Instrucciones por escrito para prevenir los riesgos del centro que puedan afectar a los trabajadores externos, obligatorias cuando los riesgos son graves o muy graves.
- Quién lo emite
- El titular del centro.
- Vigencia habitual
- Antes del inicio y cuando cambien las circunstancias.
- Base legal
- RD 171/2004, art. 8
Medios de coordinación acordados
Cómo se coordinan las empresas: intercambio de información, reuniones, presencia de recursos preventivos o designación de un coordinador de actividades preventivas.
- Quién lo emite
- El titular, de acuerdo con las empresas concurrentes.
- Vigencia habitual
- Mientras dure la concurrencia de empresas.
- Base legal
- RD 171/2004, arts. 11 a 14
Comprobación de las obligaciones preventivas de las contratas
Cuando las contratas hacen trabajos de la propia actividad del titular en su centro, este debe vigilar que cumplen la normativa: que han evaluado los riesgos, formado e informado a sus trabajadores.
- Quién lo emite
- El titular (empresa principal).
- Vigencia habitual
- Al inicio y de forma periódica durante los trabajos.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 24.3 · RD 171/2004, art. 10
Coordinación con las demás empresas
Información de los riesgos de tu actividad para las demás empresas
Cada empresa que trabaja en el centro informa a las demás de los riesgos de su actividad que puedan afectarles, sobre todo si son graves o muy graves.
- Quién lo emite
- La propia empresa.
- Vigencia habitual
- Antes del inicio y cuando cambien los riesgos.
- Base legal
- RD 171/2004, art. 4
Traslado a tus trabajadores de la información del titular
Prueba de que has comunicado a tus trabajadores la información y las instrucciones recibidas del titular del centro.
- Quién lo emite
- La propia empresa.
- Vigencia habitual
- Antes de que cada trabajador empiece en el centro.
- Base legal
- RD 171/2004, art. 9
Procedimiento para comunicar accidentes y emergencias
Cómo informarás de inmediato a las demás empresas de cualquier accidente o situación de emergencia derivada de riesgos concurrentes.
- Quién lo emite
- La propia empresa.
- Vigencia habitual
- Mientras dure la concurrencia.
- Base legal
- RD 171/2004, art. 4
Específicos de obras de construcción
Inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas (REA)
Registro obligatorio para las empresas que quieran ser contratadas o subcontratadas en obras de construcción.
- Quién lo emite
- La autoridad laboral de la comunidad autónoma donde está el domicilio social.
- Vigencia habitual
- 3 años; se renueva antes de que caduque.
- Base legal
- Ley 32/2006, art. 4 · RD 1109/2007
Libro de subcontratación
Registro de todas las subcontrataciones de la obra, en orden cronológico, que debe estar siempre en la obra.
- Quién lo emite
- Lo habilita la autoridad laboral; lo lleva el contratista.
- Vigencia habitual
- Durante toda la obra.
- Base legal
- Ley 32/2006, art. 8 · RD 1109/2007
Plan de seguridad y salud de la obra o adhesión al plan
El contratista elabora el plan de seguridad y salud a partir del estudio de la obra; las subcontratas acreditan que lo conocen y se adhieren a él.
- Quién lo emite
- El contratista (plan) y cada subcontrata (adhesión).
- Vigencia habitual
- Durante toda la obra; se actualiza si cambian los trabajos.
- Base legal
- RD 1627/1997, art. 7
Control de los niveles de subcontratación
La ley limita cuántos niveles de subcontratación puede haber en una obra y quién puede subcontratar.
- Quién lo emite
- El contratista, reflejado en el libro de subcontratación.
- Vigencia habitual
- Durante toda la obra.
- Base legal
- Ley 32/2006, art. 5
Formación preventiva del convenio de la construcción (TPC)
Formación específica por oficio que exige el Convenio General del Sector de la Construcción, que se acredita con la Tarjeta Profesional de la Construcción.
- Quién lo emite
- Entidades formativas homologadas; la tarjeta la emite la Fundación Laboral de la Construcción.
- Vigencia habitual
- Según el convenio; la tarjeta tiene caducidad propia.
- Base legal
- Convenio General del Sector de la Construcción
Trabajos con riesgos especiales y equipos
Designación de recurso preventivo
Persona con formación preventiva que debe estar presente mientras se hacen trabajos con riesgos especiales, para vigilar que se cumplen las medidas.
- Quién lo emite
- La empresa que realiza los trabajos.
- Vigencia habitual
- Para cada trabajo que lo requiera.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 32 bis · RD 39/1997, art. 22 bis
Formación, procedimiento y revisión de equipos para trabajos en altura
Acredita la formación para trabajar en altura y el estado de los equipos: andamios, plataformas, líneas de vida y EPI anticaída.
- Quién lo emite
- La empresa, su servicio de prevención y los fabricantes o revisores de equipos.
- Vigencia habitual
- Revisión de equipos según el fabricante; formación cuando cambian los trabajos.
- Base legal
- RD 2177/2004 · RD 773/1997
Permiso de entrada, medición de atmósfera y plan de rescate en espacios confinados
Autorización por escrito antes de entrar, con mediciones de oxígeno y gases, y un plan de rescate preparado.
- Quién lo emite
- El titular o la empresa que ejecuta, según el procedimiento acordado.
- Vigencia habitual
- Para cada entrada.
- Base legal
- Ley 31/1995, art. 32 bis · criterios técnicos del INSST
Permiso de trabajos en caliente
Autorización para soldar, cortar o trabajar con llama, con las medidas contra incendios del centro.
- Quién lo emite
- El titular del centro, según su procedimiento interno.
- Vigencia habitual
- Para cada trabajo.
- Base legal
- Procedimiento interno del titular y requisitos de su aseguradora
Equipos aptos para zonas con atmósferas explosivas (ATEX)
Los equipos que se usen en zonas clasificadas deben ser aptos para esa zona, y los trabajadores deben conocer el documento de protección contra explosiones del titular.
- Quién lo emite
- Fabricantes de los equipos (certificación) y el titular (documento de protección contra explosiones).
- Vigencia habitual
- Mientras se trabaje en zona clasificada.
- Base legal
- RD 681/2003
Acreditación de trabajadores autorizados o cualificados para riesgo eléctrico
Según el trabajo, el personal debe estar autorizado o cualificado por su empresa para intervenir en instalaciones eléctricas.
- Quién lo emite
- La empresa, por escrito.
- Vigencia habitual
- Mientras el trabajador mantenga la formación y la autorización.
- Base legal
- RD 614/2001
Documentación de la maquinaria y equipos de trabajo
Declaración CE de conformidad o puesta en conformidad, manual de instrucciones y registro de mantenimiento de los equipos que se llevan al centro.
- Quién lo emite
- El fabricante (declaración CE) y la propia empresa (mantenimiento).
- Vigencia habitual
- Mantenimiento según el fabricante.
- Base legal
- RD 1215/1997
Específicos de tu sector
Procedimiento de bloqueo y etiquetado (LOTO) de máquinas
Cómo se dejan sin energía y se señalizan las máquinas antes de intervenir en ellas, para que nadie las ponga en marcha por error.
- Quién lo emite
- El titular, coordinado con la empresa que interviene.
- Vigencia habitual
- Para cada intervención.
- Base legal
- RD 1215/1997
Formación y autorización de operadores de carretillas
Los operadores de carretillas elevadoras deben tener formación específica y autorización de su empresa.
- Quién lo emite
- La empresa y la entidad formativa.
- Vigencia habitual
- Según la evaluación de riesgos y los cambios de equipo.
- Base legal
- RD 1215/1997, anexo II
Normas de seguridad del muelle de carga para transportistas
Información del titular sobre circulación, carga y descarga, y zonas de espera, que también afecta a conductores externos.
- Quién lo emite
- El titular del centro.
- Vigencia habitual
- Antes de la primera entrada y cuando cambien.
- Base legal
- RD 171/2004, art. 7
Formación en higiene alimentaria
Quien manipule alimentos o trabaje en zonas de producción debe tener formación en higiene adecuada a su actividad.
- Quién lo emite
- La empresa o una entidad formativa.
- Vigencia habitual
- Según el plan de formación de la empresa.
- Base legal
- Reglamento (CE) 852/2004, anexo II, cap. XII
Información y formación sobre riesgo biológico
En centros sanitarios, el personal externo debe conocer los riesgos biológicos del centro y las medidas de protección, incluida la vacunación cuando proceda.
- Quién lo emite
- El titular del centro y la empresa contratista.
- Vigencia habitual
- Antes del inicio y cuando cambien los riesgos.
- Base legal
- RD 664/1997
Revisión de zonas ATEX del centro
En química y energía es habitual que haya zonas con atmósferas explosivas aunque el trabajo no las implique directamente. Pide al titular el plano de zonas clasificadas.
- Quién lo emite
- El titular del centro.
- Vigencia habitual
- Antes del inicio.
- Base legal
- RD 681/2003
¿Pides o envías esta documentación a muchas empresas? Una plataforma CAE la recoge, avisa de las caducidades y bloquea el acceso a quien no cumple.
Lista orientativa basada en la normativa general. El titular del centro puede pedir documentos adicionales por contrato, y los convenios y la normativa autonómica pueden añadir requisitos.
La documentación básica (certificados de la Seguridad Social y de Hacienda, relación nominal de trabajadores, evaluación de riesgos, formación, EPI y aptitud médica) es común a todos los sectores y la explicamos con su tabla de vigencias en documentación CAE obligatoria. Aquí nos centramos en lo que cambia en un almacén.
Qué hace distinto un almacén
En un centro logístico coinciden a diario empresas muy distintas: el operador logístico, transportistas propios y externos, empresas de trabajo temporal, mantenimiento de estanterías y equipos, limpieza y seguridad. Muchas entran solo unas horas, lo que obliga a que la coordinación sea rápida y repetible.
El titular del almacén debe informar a todas ellas de los riesgos del centro y de las medidas de emergencia, según el artículo 7 del RD 171/2004. En logística los riesgos más habituales son los atropellos por vehículos de manutención, las caídas de carga desde estanterías, la manipulación manual de cargas y los golpes en los muelles.
Carretillas y equipos de manutención
Las carretillas elevadoras, transpaletas eléctricas y apiladores son equipos de trabajo sujetos al RD 1215/1997. Para cada operador que los vaya a usar en tu centro conviene pedir:
- Formación específica como operador del tipo de equipo que va a manejar.
- Autorización por escrito de su empresa para usarlo.
- Documentación del equipo si lo trae la contrata: declaración CE de conformidad, manual y registro de mantenimiento.
Si la contrata usa equipos del titular, el titular debe informar de sus riesgos e instrucciones de uso, y la contrata garantizar que sus operadores están formados y autorizados.
Transportistas y muelles de carga
Los conductores que cargan o descargan en tu centro también son trabajadores de empresas concurrentes, aunque estén pocos minutos. La forma práctica de cumplir con ellos es entregar en la entrada unas normas del muelle:
- Dónde esperar, por dónde circular a pie y qué zonas están prohibidas.
- Cómo se inmoviliza el camión: calzos, freno, entrega de llaves o semáforo de muelle.
- Quién carga y descarga, y si el conductor puede estar en la zona de carga.
- EPI obligatorios en el recinto, como chaleco de alta visibilidad y calzado de seguridad.
- Qué hacer en una emergencia.
Lo importante es poder demostrar que cada transportista recibió esta información, por ejemplo con una firma o registro en el control de accesos.
Trabajadores de ETT y picos de actividad
La logística usa mucho personal de empresas de trabajo temporal. En ese caso la empresa usuaria, que es donde trabaja la persona, debe informar a la ETT de los riesgos del puesto y de la formación y aptitud necesarias antes de la cesión, y la ETT debe acreditar que el trabajador las tiene, según el RD 216/1999.
En campañas como Navidad o rebajas se multiplican a la vez los trabajadores cedidos, las contratas de refuerzo y los transportistas. Conviene tener la documentación validada antes del pico y controlar en el acceso que nadie entra con un documento caducado.
Qué se pide a cada tipo de empresa
| Documento | Operador o contrata de almacén | Transportista | ETT |
|---|---|---|---|
| Certificados de Seguridad Social y Hacienda | Sí | Sí | Sí |
| Relación nominal de trabajadores | Sí | Sí | Sí |
| Formación y autorización de carretilleros | Sí | Si maneja equipos | Sí |
| Recepción de las normas del muelle | Sí | Sí | Sí |
| Aptitud médica del puesto | Sí | Según su empresa | Sí |
| Información de riesgos del puesto antes de la cesión | No | No | Sí |
Errores frecuentes en logística
- Tratar al transportista como una visita. Un conductor que descarga en tu muelle es un trabajador de una empresa concurrente. Si no recibe las normas del muelle y no queda registro, no hay forma de demostrar que se le informó de los riesgos.
- Dejar que cualquiera mueva una carretilla. Si un trabajador de una contrata o de una ETT usa una carretilla sin formación ni autorización por escrito, el problema es tanto de su empresa como de quien le deja el equipo.
- Validar la documentación en plena campaña. En el pico de actividad no hay tiempo para revisar certificados. La documentación de refuerzos y cedidos debe estar validada antes de que empiecen.
- Olvidar a las contratas de estanterías. El montaje, la revisión y la reparación de estanterías mezclan trabajos en altura y uso de plataformas elevadoras en pleno almacén operativo, y requieren balizar la zona.
Preguntas frecuentes
¿Hay que coordinarse con cada transportista que entra al almacén?
Sí, porque sus trabajadores coinciden en tu centro. En la práctica basta con entregarle las normas del muelle y dejar registro de que las ha recibido, y pedir la documentación de la empresa de transporte cuando la relación es habitual.
¿Quién forma a un carretillero cedido por una ETT?
La ETT debe garantizar que el trabajador tiene la formación necesaria para el puesto antes de la cesión. La empresa usuaria debe haberle informado de qué formación y qué riesgos tiene ese puesto, y autorizar el uso de sus equipos.
¿Cómo se controla la documentación con tanto movimiento de personas?
Con decenas de transportistas al día, lo habitual es una plataforma CAE conectada al control de accesos que compruebe la documentación en la entrada. Puedes ver cuáles tienen más experiencia en logística en el comparador filtrado por logística.
Plataformas CAE para logística
Compara plataformas con control de accesos, registro de transportistas y caducidades al día.