Qué es Verifactu: cómo funciona el nuevo sistema de facturación verificable y a quién afecta

Glosario · Facturación electrónica

Verifactu es el sistema de facturación verificable que la Agencia Tributaria española está implantando de forma progresiva. Su objetivo es que cada factura generada por un software quede registrada y verificable por Hacienda en tiempo real, eliminando la posibilidad de manipular o eliminar facturas una vez emitidas. No es facturación electrónica obligatoria para todos: es un requisito sobre cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación.

ÍNDICE

• Qué es Verifactu
• Por qué existe: el problema que viene a resolver
• Cómo funciona el sistema
• A quién afecta y a quién no
• Plazos de implantación
• Veri*Factu y TicketBAI: qué diferencia hay
• Qué tienen que hacer las empresas
• Preguntas frecuentes

Qué es Verifactu

Verifactu es el sistema de registro de facturas verificables que la Agencia Tributaria española está desplegando de forma progresiva como parte del control fiscal de los sistemas informáticos de facturación. Su nombre completo es Sistema de emisión de facturas verificables, aunque se conoce popularmente por la abreviatura con asterisco.

El sistema establece que los programas de facturación deben generar un registro electrónico de cada factura emitida, con una huella digital (hash) que encadena cada registro con el anterior, de forma que cualquier modificación o eliminación posterior sea detectable. Esos registros pueden enviarse voluntariamente a la Agencia Tributaria en tiempo real, lo que da a la empresa la condición de adherida al sistema Veri*Factu, o conservarse en el propio sistema del contribuyente sin envío inmediato.

Lo que VeriFactu no es, y que conviene aclarar desde el principio, es un sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresas. Eso es otro sistema diferente que la Ley Crea y Crece está implantando por separado. VeriFactu afecta a los programas de facturación, no al formato de las facturas que se envían a los clientes.

Por qué existe: el problema que viene a resolver

Veri*Factu es la respuesta normativa a un problema que la Agencia Tributaria lleva años tratando de atajar: el uso de software de doble uso, también conocido como software de ocultación o software de caja B.

Estos programas permitían a algunos negocios llevar dos contabilidades paralelas: la oficial, que se presentaba a Hacienda, y la real, que incluía ingresos no declarados. El software borraba o modificaba facturas para que los ingresos reales no quedaran rastro en el sistema. Era, en la práctica, una herramienta de fraude fiscal integrada en el propio software de gestión.

La respuesta legislativa llegó con la Ley Antifraude (Ley 11/2021), que prohibió expresamente la producción, tenencia y uso de este tipo de software y estableció las bases para un sistema de control que hiciera técnicamente imposible alterar las facturas una vez emitidas. Veri*Factu es el desarrollo técnico de esa prohibición.

La lógica es simple: si cada factura genera una huella digital que la encadena con la anterior, borrar o modificar una factura deja una discontinuidad detectable en la cadena. El fraude deja de ser técnicamente invisible.

Cómo funciona el sistema

El funcionamiento técnico de Veri*Factu se basa en tres elementos que trabajan juntos:

El registro de facturación Cada vez que el software genera una factura, crea simultáneamente un registro electrónico de esa factura con datos estructurados: identificación del emisor, número y fecha de la factura, importe, tipo impositivo y otros campos obligatorios. Este registro es inmutable: no puede modificarse una vez creado.

La huella digital encadenada (hash) Cada registro incluye una huella digital calculada a partir de su propio contenido y de la huella del registro anterior. Esto crea una cadena en la que cualquier modificación de un registro rompe la continuidad de las huellas y es detectable. Es el mismo principio que usan las tecnologías de blockchain, aplicado al registro de facturas.

El envío a la Agencia Tributaria Las empresas que se adhieren al sistema Veri*Factu envían cada registro a la Agencia Tributaria en tiempo real o en lotes periódicos. Las que no se adhieren deben conservar los registros en su sistema durante el periodo que establezca la normativa y ponerlos a disposición de la Agencia Tributaria cuando los requiera.

La diferencia entre adherirse y no adherirse tiene implicaciones prácticas importantes: las empresas adheridas al sistema Veri*Factu quedan exentas de incluir ciertos datos en las facturas que sí son obligatorios para las no adheridas, como el código QR de verificación.

A quién afecta y a quién no

Veri*Factu afecta a todas las empresas y autónomos que estén obligados a expedir facturas y que utilicen sistemas informáticos de facturación, con algunas excepciones relevantes:

Están obligados:

• Empresas y autónomos sujetos al Impuesto sobre Sociedades o al IRPF por actividades económicas que usen software de facturación.
• En la práctica, cualquier negocio que emita facturas con un programa informático, desde una empresa grande hasta un autónomo con una aplicación de facturación en el móvil.

Quedan fuera del ámbito de Veri*Factu:

• Empresas acogidas al sistema TicketBAI en los territorios forales del País Vasco, que ya tienen su propio sistema de control equivalente.
• Grandes empresas ya integradas en el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII), que es el sistema de control en tiempo real que usan las empresas con facturación superior a seis millones de euros anuales.
• Empresas que no usan software de facturación y emiten facturas en papel o de forma completamente manual (aunque este supuesto es cada vez más marginal).

Plazos de implantación

La implantación de Veri*Factu se está haciendo de forma progresiva. Los plazos definitivos han sido objeto de varios ajustes desde que se publicó el reglamento técnico, por lo que conviene verificar el estado actualizado en la web de la Agencia Tributaria.

El esquema general de plazos establecido por el Reglamento de Veri*Factu contempla:

• Grandes empresas y grupos fiscales: plazo más corto, con obligación de adaptar sus sistemas antes que el resto.
• Resto de empresas y autónomos: plazo ampliado respecto a las grandes empresas.
• Proveedores de software de facturación: los fabricantes y distribuidores de software tienen sus propios plazos para adaptar sus productos a los requisitos técnicos de Veri*Factu, que son previos a los de las empresas usuarias.

La implicación práctica para la mayoría de las empresas es que no tienen que hacer nada directamente sobre su software: es su proveedor de software quien debe adaptar el programa para que cumpla con Veri*Factu. Lo que sí deben hacer las empresas es verificar que su proveedor está adaptando el software a tiempo y planificar con antelación si necesitan cambiar de herramienta.

Veri*Factu no es un trámite que hace la empresa: es un requisito que debe cumplir el software que usa. La mayoría de las empresas no tendrán que hacer nada especial, salvo asegurarse de que su proveedor de software está adaptando el programa a tiempo. El problema llega cuando ese proveedor no está al día y la empresa lo descubre demasiado tarde.

Veri*Factu y TicketBAI: qué diferencia hay

Veri*Factu y TicketBAI son dos sistemas de control de facturación con el mismo objetivo: garantizar que las facturas no pueden manipularse una vez emitidas. Pero son sistemas distintos que aplican en territorios distintos:

TicketBAI es el sistema implantado en los tres territorios forales del País Vasco (Álava, Guipúzcoa y Vizcaya) y en Navarra. Fue pionero en España y lleva años funcionando. Las empresas que operan en estos territorios y ya están adaptadas a TicketBAI no tienen que cumplir con Veri*Factu adicionalmente.

Veri*Factu es el sistema de territorio común, aplicable al resto de España. Su diseño técnico es compatible con TicketBAI en los principios fundamentales, aunque difiere en algunos aspectos técnicos de implementación.

La confusión entre los dos sistemas es habitual porque tienen objetivos idénticos y un funcionamiento muy similar. La distinción relevante para una empresa es sencilla: si operas en territorio foral y ya estás adaptado a TicketBAI, VeriFactu no te afecta. Si operas en el resto de España, TicketBAI no te aplica y VeriFactu sí.

Qué tienen que hacer las empresas

Para la mayoría de las empresas, las acciones concretas que requiere Veri*Factu son pocas y bien definidas:

Verificar que el software de facturación está siendo adaptado El primer paso es preguntar al proveedor del software de facturación que usa la empresa si el programa ya está adaptado a Veri*Factu o cuándo lo estará. Un proveedor serio debe poder dar una respuesta clara y un calendario de adaptación.

Evaluar si el software actual cumplirá los requisitos Algunos programas de facturación más antiguos o menos desarrollados pueden no poder adaptarse a los requisitos técnicos de Veri*Factu. Si el proveedor no tiene un plan claro de adaptación, puede ser el momento de evaluar alternativas.

Decidir si adherirse o no al sistema de envío en tiempo real Las empresas pueden elegir entre enviar sus registros de facturación a la Agencia Tributaria en tiempo real (adheridas al sistema Veri*Factu) o conservarlos en su sistema y enviarlos solo si los requiere la Agencia. La adhesión tiene algunas ventajas en simplificación del contenido de las facturas.

Formar al equipo sobre los cambios Si el software actualizado introduce cambios en el proceso de emisión de facturas, el equipo que lo usa necesita conocerlos para no generar errores en el proceso.

Si quieres comparar los programas de facturación electrónica del mercado español que ya están adaptados o en proceso de adaptación a Veri*Factu, en nuestra comparativa de software de facturación encontrarás fichas verificadas de las principales opciones.

Preguntas frecuentes

Veri*Factu es lo mismo que la factura electrónica obligatoria entre empresas?

No. Son dos obligaciones distintas que a veces se confunden. Veri*Factu es un requisito sobre cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación: garantiza que las facturas no pueden manipularse una vez emitidas. La facturación electrónica obligatoria entre empresas, regulada por la Ley Crea y Crece, es una obligación de enviar las facturas en formato electrónico estructurado a los clientes. Una empresa puede tener que cumplir con las dos, con una sola o con ninguna, dependiendo de su situación.

¿Tengo que hacer algo si ya uso un software de facturación en la nube?

Depende de si tu proveedor ya ha adaptado o va a adaptar el software a los requisitos de Veri*Factu. La mayoría de los proveedores de software de facturación en la nube están adaptando sus plataformas para cumplir con el reglamento antes de los plazos establecidos. Lo que debes hacer es confirmar con tu proveedor que la adaptación está prevista y en qué plazo.

¿Qué pasa si mi software de facturación no se adapta a Veri*Factu a tiempo?

Usar software de facturación que no cumpla con los requisitos de Veri*Factu una vez que entre en vigor la obligación puede suponer sanciones para la empresa usuaria, no solo para el proveedor del software. Es una de las razones por las que conviene verificar con antelación el estado de adaptación del programa que se usa y evaluar alternativas si el proveedor no tiene un plan claro.

¿Las empresas que ya usan el SII tienen que adaptarse también a Veri*Factu?

No. Las empresas que ya están integradas en el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII), que son las que facturan más de seis millones de euros anuales y ciertos grupos fiscales, están excluidas del ámbito de Veri*Factu porque ya tienen un sistema de control equivalente o superior.