Qué es la facturación electrónica: cómo funciona, qué obliga la ley y a quién afecta en España

Glosario · Facturación electrónica

La facturación electrónica es la emisión, transmisión y recepción de facturas en formato digital estructurado, con validez legal equivalente a la factura en papel. En España, la Ley Crea y Crece está implantando de forma progresiva la obligación de facturar electrónicamente entre empresas y autónomos, lo que afectará a la mayoría de los negocios en los próximos años.

ÍNDICE

• Qué es la facturación electrónica
• Cómo funciona una factura electrónica
• Formatos de factura electrónica en España
• La obligación que viene: Ley Crea y Crece
• A quién afecta y a quién no
• Plazos de implantación
• La relación con Veri*Factu
• Preguntas frecuentes

Qué es la facturación electrónica

La facturación electrónica es el proceso de emitir, transmitir y recibir facturas en formato digital estructurado, con plena validez legal. La clave está en el término «estructurado»: no es simplemente un PDF enviado por correo electrónico, sino un archivo en un formato estándar (como XML o JSON) que los sistemas informáticos pueden leer, procesar e integrar automáticamente sin intervención humana.

Esa diferencia es más importante de lo que parece. Un PDF de factura es un documento pensado para que lo lea una persona. Una factura electrónica estructurada es un archivo pensado para que lo procese un sistema: puede entrar directamente en el programa de contabilidad del receptor, cruzarse con el pedido correspondiente y contabilizarse sin que nadie tenga que teclear nada. Eso reduce errores, acelera los procesos y genera un rastro digital completo de cada transacción.

En España, la facturación electrónica lleva años siendo obligatoria para las relaciones con las Administraciones Públicas (el sistema FACe para la Administración General del Estado, y sistemas equivalentes en comunidades autónomas y ayuntamientos). La novedad que está cambiando el panorama es su extensión progresiva a las relaciones entre empresas privadas y autónomos, a través de la Ley Crea y Crece.

Cómo funciona una factura electrónica

El proceso de emisión y recepción de una factura electrónica tiene cuatro pasos diferenciados:

1. Generación El software de facturación del emisor genera la factura en el formato estructurado requerido, con todos los campos obligatorios correctamente cumplimentados. El formato más usado en España para las relaciones B2B es Facturae (XML), aunque el estándar europeo UBL y otros formatos también tienen presencia.

2. Firma digital La factura se firma digitalmente con el certificado electrónico del emisor. La firma garantiza la autenticidad del documento (que lo ha emitido quien dice haberlo emitido) y su integridad (que no ha sido modificado después de la firma). Es el equivalente digital de la firma manuscrita y el sello de la empresa.

3. Transmisión La factura firmada se envía al receptor a través de un canal acordado: directamente entre sistemas, a través de una plataforma de intercambio de facturas electrónicas (operador de servicio) o a través de la plataforma pública que establezca la normativa aplicable.

4. Recepción y procesamiento El sistema del receptor recibe la factura, valida la firma digital, comprueba que los datos son correctos y la integra en su sistema contable. Si hay algún problema, puede rechazarla con un código de error específico.

Todo este proceso puede ocurrir en segundos y sin intervención humana directa, que es precisamente la ventaja operativa de la facturación electrónica respecto al proceso manual con PDFs y correos.

Formatos de factura electrónica en España

En el ecosistema español de facturación electrónica conviven varios formatos según el contexto:

Facturae Es el formato XML oficial para la facturación electrónica con las Administraciones Públicas en España. Está regulado por el Ministerio de Hacienda y es el que se usa en la plataforma FACe. Para las relaciones B2B privadas, su uso no es obligatorio pero es muy habitual por su implantación histórica.

UBL (Universal Business Language) Es el estándar europeo promovido por la Comisión Europea para la facturación electrónica transfronteriza. Está ganando presencia en España a medida que la normativa europea de facturación electrónica se armoniza.

PDF con firma electrónica Técnicamente no es facturación electrónica estructurada, pero tiene validez legal si va firmado digitalmente. Su limitación es que no puede procesarse automáticamente por los sistemas del receptor sin intervención humana, lo que reduce sus ventajas operativas.

Formatos propietarios de plataformas privadas Muchas plataformas de intercambio de facturas electrónicas (como las que usan las grandes empresas para relacionarse con sus proveedores) tienen sus propios formatos que deben usarse para operar en esa plataforma concreta.

La obligación que viene: Ley Crea y Crece

La Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas, conocida como Ley Crea y Crece, establece la obligación de que todas las empresas y autónomos españoles emitan y reciban facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos. Es la extensión de la factura electrónica al ámbito B2B privado, que hasta ahora solo era obligatoria para las relaciones con la Administración Pública.

La ley no obliga a usar un formato concreto, pero sí exige que las facturas se emitan en un formato estructurado que pueda procesarse automáticamente, que los receptores tengan la capacidad de recibirlas y que exista un registro accesible de cada factura emitida y recibida.

Para hacer efectiva esta obligación, la ley prevé la creación de una plataforma pública de intercambio de facturas electrónicas gestionada por el sector privado bajo supervisión del Ministerio de Economía, aunque los detalles técnicos de su funcionamiento están todavía en desarrollo a través del reglamento de desarrollo de la ley.

A quién afecta y a quién no

La obligación de facturación electrónica B2B que establece la Ley Crea y Crece afecta a:

• Todas las empresas y autónomos españoles en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos establecidos en España.
• Tanto al emisor de la factura como al receptor: ambos deben tener la capacidad de emitir y recibir facturas electrónicas.

Quedan fuera del ámbito de la obligación:

• Las facturas emitidas a consumidores particulares (B2C). La obligación es solo para las relaciones entre empresas y autónomos (B2B).
• Las operaciones con empresas o autónomos establecidos fuera de España, aunque en el ámbito europeo hay normativas propias que pueden aplicar.
• Determinadas operaciones que están exentas de la obligación de facturar según la normativa del IVA.

Plazos de implantación

La implantación de la obligación de facturación electrónica B2B se está haciendo de forma progresiva, con plazos distintos según el tamaño de la empresa:

• Grandes empresas (facturación superior a ocho millones de euros anuales): primer grupo en quedar obligado, con el plazo más corto desde la aprobación del reglamento de desarrollo.
• Resto de empresas y autónomos: plazo más amplio, que se cuenta desde la publicación del reglamento técnico definitivo.

Los plazos concretos están sujetos a los avances en el desarrollo reglamentario, que a fecha de publicación de este artículo sigue en proceso. Para conocer los plazos actualizados, conviene consultar directamente la web del Ministerio de Economía o la de la Agencia Tributaria, que publican las novedades normativas en tiempo real.

La relación con Veri*Factu

Facturación electrónica B2B y Veri*Factu son dos obligaciones distintas que a menudo se confunden porque ambas afectan al proceso de facturación y se están implantando de forma simultánea:

La facturación electrónica B2B (Ley Crea y Crece) regula el formato en que se envían las facturas a los clientes: deben ser electrónicas y estructuradas, no PDFs.

Veri*Factu regula cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación internamente: cada factura debe generar un registro inmutable con huella digital que impida su manipulación posterior.

Una empresa puede tener que cumplir con las dos obligaciones, que son complementarias: usa un software que cumple con Veri*Factu (los registros son inmutables) y emite sus facturas en formato electrónico estructurado (cumple con la Ley Crea y Crece).

Enviar una factura en PDF por correo electrónico no es facturación electrónica. Es una factura digital, pero no estructurada. La diferencia no es solo semántica: un PDF no puede procesarse automáticamente por el sistema del receptor, no reduce el trabajo administrativo y no cumple con lo que la Ley Crea y Crece va a exigir.

Si quieres comparar los programas de facturación electrónica del mercado español que ya están preparados para cumplir con la Ley Crea y Crece y con Veri*Factu, en nuestra comparativa de software de facturación electrónica encontrarás fichas verificadas de las principales opciones con sus funciones y precios.

Preguntas frecuentes

¿Un PDF enviado por correo es una factura electrónica?

No en el sentido que exige la normativa. Un PDF es una factura en formato digital, pero no es una factura electrónica estructurada. La facturación electrónica que obliga la Ley Crea y Crece requiere un formato estructurado (como XML) que pueda procesarse automáticamente por el sistema del receptor. Un PDF requiere que alguien lo lea e introduzca los datos manualmente, lo que elimina las ventajas operativas de la facturación electrónica real.

¿La facturación electrónica es obligatoria ya para todas las empresas?

Todavía no para todas. La facturación electrónica con las Administraciones Públicas ya es obligatoria desde hace años para empresas de cierto tamaño. La extensión al ámbito B2B privado (entre empresas y autónomos) está en proceso de implantación progresiva a través de la Ley Crea y Crece, con plazos que varían según el tamaño de la empresa y que dependen de la aprobación del reglamento técnico definitivo.

¿Qué necesita una empresa para poder emitir facturas electrónicas?

Básicamente tres cosas: un software de facturación que genere facturas en el formato estructurado requerido, un certificado electrónico para firmar digitalmente las facturas y un canal de envío acordado con el receptor (plataforma privada, plataforma pública o intercambio directo entre sistemas). La mayoría de los programas de facturación modernos ya incluyen o están incluyendo estas capacidades.

¿La facturación electrónica es lo mismo en toda España?

En términos generales sí, aunque hay particularidades en los territorios forales. El País Vasco tiene el sistema TicketBAI con sus propios requisitos técnicos. Navarra tiene un sistema equivalente. Las empresas que operan en estos territorios deben cumplir con los requisitos específicos de cada uno, que pueden diferir en algunos aspectos técnicos de los del territorio común.